Hvordan skrive en pressemelding

Pressemeldinger sender vi ut for å få oppmerksomhet om aktiviteter vi har eller venter å få innen kort tid. Vi skal ikke sende ut mange pressemeldinger, vi sender dem når vi har noe viktig å formidle, og vi skal ikke purre på medier som velger å ikke formidle dem. Pressemeldinger vil bli sendt ut av en av de som står som pressekontakter for lokalavdelingen, eller for ett av prosjektene.

Hvordan skrive en pressemelding

Målet med en pressemelding er å få informasjonen på trykk, men ikke nødvendigvis slik vi ønsker å få den fremstilt. Pressemeldingen kan medføre at du blir sitert eller intervjuet hvis den er godt laget, eller at en av de du viser til kan bli kontaktet. Den skal være saklig og korrekt, og slik at mottaker får med seg poenget ved å lese overskriften, ingressen og maks de neste to linjene. Kontaktpersoner må med, og hvordan de kan nås – gjerne med både telefonnummer og e-post, kanskje også hvordan de kan nås på andre medier. De må ha lest pressemeldingen når den sendes ut, og de må kunne kontaktes fra meldingen sendes ut og til neste dags avis går i trykken.

Trinn for trinn

Overskrift: Denne må være kort og presis og angi temaet for meldingen. Bruk gjerne et verb for å sikre liv i setningen, men vær påpasselig med at den er saklig og korrekt.
Det viktigste først: Hva, hvem, hvordan, hvorfor, hvor, når – dernest alt annet. Lag en ingress (det første avsnittet) hvor hovedessensen av budskapet presenteres. Dette bør også skissere budskapet pluss resultat eller konklusjon. Omfattende utlegning av premisser, konsekvenser og bakgrunnsinformasjon tar du senere. Skjær ned til det helt essensielle, se an målgruppen og hva du vil formidle. Vanligvis skriver vi til journalister på desken og i redaksjonen, unngå tekniske detaljer og intern sosiolekt!
Viktigheten synker: Dagspressen «kutter bakfra» i pressemeldinger. De har gjerne en plass som skal fylles og antar at prioriteringen i pressemeldingen synker slik at de siste momentene er mindre viktige enn de første. Ta høyde for dette og tenk gjennom om meldingen er skrevet slik at det viktigste komme med om den kappes hårdhendt.
Kort og godt: Vær kort og konsis, flyter teksten ut over mer enn en A4-side så er det ikke sikkert journalisten har tid til å sette seg inn i stoffet. Blir det mye så sett inn undertitler så det blir enklere for journalisten å prioritere. Vis til nettsteder og andre kilder. Angi hvilken kontaktpersoner som har hvilken oppgaver. Bilder kan legges ved eller lenkes til, men pass på å angi lisens og hva det er bilde av!
Budskapet: Språket i budskapet skal være enkelt og hverdagslig, uten fagtermer og sosiolekt. Ikke forvent at leseren har mulighet til å slå opp alle sære ord. Hvis leseren ikke skjønner pressemeldingen så er sjansen liten for at den kommer på trykk. Budskapet må skrives slik at det formidler hvorfor dette er viktig for målgruppen. Pass på at det er ett budskap og at eventuelle sprang til andre budskap er tydelig. Unngå å drukne budskapet i detaljer.
Bruk sitater: Hvis noen har en uttalelse som er viktig så ta den med – og oppgi hvem som sier det og i hvilken sammenheng. Fakta gjengir du i den vanlige løpende teksten, mens vurderinger og meninger gis som sitater.
Sjekk fakta, og be andre om korrektur: Kontroller alle fakta og fremstillinger; er de korrekte, kan de missforstås, har jeg missforstått? Få hjelp av andre i korrekturlesingen, det er lett å overse egne feil. Sjekk at alle navn, titler og kontaktopplysninger, slikt kan skape mye problemer om det sniker seg inn feil. Sjekk for skrivefeil, slikt gir et amatøraktig inntrykk og kan gjøre at journalisten tviler på riktigheten av pressemeldingen.
Hvem er målgruppen: Hvem vil du nå, og hvorfor vil du nå disse – og hva er egnede kanaler. Ofte sprer vi meldingene nokså bredt til dagspressen, men av og til er vi mer målrettede. Hvis målgruppen er lærere på ungdomstrinnet så er det ikke gitt at dagspressen er den mest naturlige kanalen, kanskje er en nyhetsoppdatering på et forum i en læreplattform mer velegnet.Ofte kan det være lurt å tenke gjennom hvem som er målgruppen og gå aktivt etter denne istedenfor å gå bredt ut.
Distribusjon: Vanligvis distribueres pressemeldinger som e-post, dette er raskt og enkelt og åpner for at mottakerne kan klippe og lime fra meldingene. Legg ved bilder og lenk til annet aktuelt stoff. Alt opphansrettslig beskyttet materiale må ha tydelig angitt lisensiering og opphavsperson.
Husk å lenke tilbake: Det er viktig at du lenker tilbake til de aktuelle prosjektene. Hvis du har skrevet en pressemelding og sendt den ut, og deretter lenker tilbake så må du huske på at siden du lenker til vil bli oppfattet som den offisielle meningen. Se derfor over siden slik at den er presentabel. Hvis meldingen gjelder noe som kan oppfattes som en offisiell uttalelse så må de som står for offisielle uttalelser involveres.
Oppfølging: Følg opp målrettet ved å kontakte aktuelle journalister. Ikke send flere pressemeldinger til samme adresse, da sliter du ut mottakeren og vedkommende vil få et negativt forhold til det budskapet du ønsker å formidle. Du må imidlertid følge opp de meldingene som kommer på trykk slik at de er faktisk korrekte. Hvis noe blir feil så følg det opp slik at feilene ikke gjentas. Evaluer hva resultat du får ved å bruyke de forskjellige kanalene, ikke alle kanaler egner seg for de enkelte budskapene.

Eksterne lenker