Instruks for driftsansvar, økonomi og regnskap

Vedtatt av styret i Wikimedia Norge 29.03.2025. Supplement til Vedtekter for Wikimedia Norge.

Overordnet ansvarsfordeling

Styret har ansvar for den overordnede forvaltningen av foreningen og ansetter daglig leder, som har ansvar for daglig drift. Styret har arbeidsgiveransvar for alle ansatte og personalansvar for daglig leder. Daglig leder har personalansvar for øvrige ansatte.

Styreleder og ett styremedlem i fellesskap har signaturrett, mens daglig leder har prokura. Daglig leder sørger for at foreningen er à jour med økonomiske forpliktelser og oppgaveplikter og informerer styret og kontrollkomiteen om eventuelle avvik fra dette. Styret har delegert til daglig leder å leie inn regnskapsfører og revisor. Et styremedlem fører tilsyn med løpende økonomi- og regnskapsarbeid og har innsyn i all relevant korrespondanse og dokumentasjon.

Budsjett

Årsmøtet vedtar foreningens årsbudsjett, men styret kan revidere budsjettet i løpet av året. Kontrollkomiteen må informeres om budsjettrevisjoner. Når styret eller kontrollkomiteen ønsker det, må budsjettendringer forelegges et ekstraordinært årsmøte. Daglig leder disponerer midler iht. vedtatte budsjetter. I samråd med styret kan daglig leder søke om og disponere friske tilskudd og prosjektmidler uten at det krever årsmøtebehandling.

Medlemsregister og kontingent

Administrasjonen har ansvar for å føre medlemsregister og kreve inn kontingenten som årsmøtet har vedtatt. Det benyttes en ekstern leverandør av medlemssystem, men administrasjonen må føre oppsyn med at personvern og betalingsløsninger er i tråd med lovpålagte krav.

Kvartalsvis regnskapsrapportering

Ved utgangen av hvert kvartal blir regnskapet avstemt av regnskapsfører innen den 10. i påfølgende måned. Deretter setter daglig leder opp regnskapsrapport, som legges ut på Budsjett og regnskap og sendes til styret innen den 15. Rapporten skal vise budsjett, resultat og balanse, både for siste kvartal og kalenderåret som hele.

Årsregnskap og revisjon

Regnskapsfører foretar årsoppgjør. Årsregnskap med noter settes opp av regnskapsfører i samråd med daglig leder. Deretter oversendes det til styret for behandling før det sendes til revisjon. Årsregnskap og revisjonsberetning forelegges kontrollkomiteen før de legges frem for årsmøtet for behandling og godkjenning.

Transaksjoner

Bank og regnskapssystem med bankintegrasjon

Styreleder er administrator for nettbanken og styrer egen og andres tilgang til den. Styreleder og daglig leder kan registrere og godkjenne betalinger. Ett styremedlem har lesetilgang.

Daglig leder er administrator for regnskapssystemet, som er integrert med nettbanken. Styreleder og daglig leder kan registrere og godkjenne betalinger. Regnskapsfører kan registrere og godkjenne internoverføringer mellom kontoer og betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Ett styremedlem og revisor har lesetilgang til regnskapssystemet.

Det er ingen beløpsgrense for internoverføring mellom kontoer, uansett om det gjøres via nettbank eller regnskapssystem. Betalinger på over 100 000 kr, inkludert lønnskjøring, skal være godkjent av både styreleder og daglig leder enten via nettbank/regnskapssystem eller per e-post. Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift anses som godkjent når lønnskjøringen er godkjent.

Betalingskort

Det kan utstedes inntil to debetkort knyttet til foreningens brukskonto. Kort disponeres av ansatte, som står personlig ansvarlig for korttransaksjonene. Kortholder legger kvitteringer for alle kjøp og faste trekk i regnskapssystemet, slik at daglig leder eller regnskapsfører kan godkjenne og bokføre kostnadene.

Lønnskjøring

Innen den femte i hver måned sender daglig leder oversikt over lønn som skal utbetales, til regnskapsfører med kopi til styreleder. Regnskapsfører sjekker oversikten og sørger for lønnskjøring. Innen den tiende bes daglig leder om å godkjenne utbetaling, som skjer den 15. Regnskapsfører rapporterer lønn til offentlige myndigheter i henhold til gjeldende regler og legger inn betalingsoppdrag for skatt og arbeidsgiveravgift innen den 10. i hver måned. Daglig leder sjekker og godkjenner betalingsoppdragene innen den 15.

Regnskapsføring

Bilag

Når daglig leder betaler regninger, sender ut fakturaer og godkjenner refusjon av reisekostnader og andre utlegg, påføres kostnadskonto og eventuelt prosjektnummer og arbeidsområde. Innen den tiende i hver måned blir forrige måneds bilagsføring sjekket og sluttført av regnskapsfører. Regnskapsfører sørger også for periodisering av inntekter og kostnader.

Bankavstemming

Innen den tiende i hver måned foretar regnskapsfører bankavstemming.