Rutine ved registrering av nye medlemmer eller gaver

Fra Wikimedia Norge
Hopp til navigering Hopp til søk

Fra og med 2021 bruker Wikimedia Norge Solidus for å behandle og holde oversikt over medlemmer og donasjoner. Denne siden omhandler rutinene ved nye medlemskap, altså hva ansatte i Wikimedia Norge må gjøre når nye medlemmer registreres.

Arbeidsflyt medlem

  1. Medlem fyller inn skjemaet på https://www.wikimedia.no/stott-oss/
  2. Medlemmet sendes automatisk videre til riktig side for valgt betalingsmåte. Intern epost til WMNO genereres automatisk med navn og epostadresse til medlem og valgt betalingsmetode.
    1. Ved betaling med AvtaleGiro:
      1. Betaling foregår via Solidus.
      2. Medlem registreres automatisk i Solidus.
      3. Medlemmet får automatisk epost med takk og kvittering.
      4. Ingen oppfølgende handling nødvendig fra vår side.
    2. Ved betaling med kort:
      1. Betaling foregår via Solidus.
      2. Medlemmet får automatisk epost med takk og kvittering.
      3. Medlemmet må registreres manuelt i Solidus. Sjekk at betalingen faktisk er registrert i Solidus. (Etter hvert vil dette registreres automatisk i Solidus, men det skjer ennå ikke pr. januar 2021.)
    3. Ved betaling med Vipps:
      1. Medlemmet videresendes til https://www.wikimedia.no/stott-oss/gi-med-vipps/?betalingstype=medlem
      2. Medlemmet må selv betale via egen Vipps-app. QR-kode og Vipps-nummer samt beløpet man må betale er tydelig angitt på siden.
      3. Medlemmet må registreres manuelt i Solidus. Sjekk at betalingen faktisk er registrert i Vipps.
      4. Medlemmet må få epost om at medlemskapet er registert. Dette skjer ikke automatisk ved Vipps-betaling. (Kanskje det er mulig å sende slik epost automatisk når medlemmet registreres i Solidus?)


Arbeidsflyt gave

  1. Giver fyller inn skjemaet på https://www.wikimedia.no/stott-oss/
  2. Giveren sendes automatisk videre til riktig side for valgt betalingsmåte. Intern epost til WMNO genereres automatisk med epostadressen til giveren og valgt betalingsmetode.
    1. Ved betaling med AvtaleGiro:
      1. Betaling foregår via Solidus.
      2. Giveren får automatisk takkeepost og kvittering.
      3. Ingen oppfølgende handling nødvendig fra vår side.
    2. Ved betaling med kort:
      1. Betaling foregår via Solidus.
      2. Giveren får automatisk takkeepost og kvittering.
      3. Ingen oppfølgende handling nødvendig fra vår side.
    3. Ved betaling med Vipps:
      1. Giveren videresendes til https://www.wikimedia.no/stott-oss/gi-med-vipps/?betalingstype=gave
      2. Giveren må selv betale via egen Vipps-app. QR-kode og Vipps-nummer samt beløpet man ønsker å betale er tydelig angitt på siden.
      3. Giveren må få takkeepost når gave er registrert. Dette skjer ikke automatisk.

Rutine Solidus og Vipps

Ukentlig registrering i Solidus:

  1. Last ned Vipps oppgjørsrapport og last den opp i Solidus.
  2. Velg hvilket prosjekt de forskjellige innbetalingene skal tilhøre.
  3. Send velkomstepost til nye medlemmer, bekreftelse på innbetaling til eksisterende medlemmer, og takkeepost for donasjoner.
  4. Registrer at det er sendt ut epost, og hvilken type epost som er sendt ut under "Handlinger"-menyen til hver enkelt kontakt.