Styremøte 2025 - tirsdag 7. januar
|
| Sted | Digitalt |
|---|---|
| Dato | 7. januar 2025 |
Forrige: Styremøte 2024 - tirsdag 29. oktober
Saksliste
1. Godkjenning av innkalling og referat fra forrige møte.
Forslag til vedtak: Innkalling og referat godkjennes.
2. Orienteringer fra ansatte
- Info fra daglig leder:
- Utlyst stilling som informasjonsmedarbeider
- Leie av kontorplasser
- Økonomi: Ordning med fastrenteavtaler.
3. Endring av signaturrett og prokura for WMNO
4. Utkast årsmøtedokumenter
- Årsregnskap 2024
- Årsmelding 2024
- Forslag til årsmøtet om dobling av kontingenten i 2026?
- Plan og budsjett for 2026
- Forslag til ordstyrer og referent for årsmøtet og styrets kandidater til valgkomiteen
5. Eventuelt
Referat
Til stede: Marie Nicolaisen, Stian Amadeus Antonsen, Fredrik Ljone, Sigrun Espe, Åshild Telle, Jon Harald Søby (ansattrepresentant), Elisabeth Carrera (daglig leder, referent).
1. Godkjenning av innkalling og referat fra møte
Vedtak: Innkalling ble godkjent med merknad om at saksvedlegg ikke ble sendt ut i tide, i henhold til Styrets oppgavefordeling i Wikimedia Norge. Referat fra forrige møte var ikke tilgjengelig ved møtestart og vil bli sendt ut for godkjenning per e-post. Det ble kun fattet ett styrevedtak i forrige møte: Wikistipend-komiteen vil bli bedt om å begrense støtte til deltagelse på Wikimania 2025 til ett eller to reisestipender på maksimalt 15 000 kr hver.
2. Orienteringer fra ansatte
Info fra daglig leder:
- Utlyst stilling som informasjonsmedarbeider Det er 32 søkere så langt og et godt knippe med gode kvalifikasjoner. Daglig leder holder styreleder og nestleder informert om prosessen, og styreleder deltar under intervjurunden i siste halvdel av januar.
- Leie av kontorplasser Samlede leiekostnader i 2025 forventes å holde seg innenfor budsjettet på 200 000 kr. Overgang fra pris per arbeidsplass til pris per kvadratmeter gir kutt i leiekostnaden på Sentralen, men vi inngår i tillegg avtale om én plass i kontorfellesskapet SPIN i Sarpsborg. Fra 1. februar avvikles hjemmekontor for vår frivillighetsrådgiver, og han vil i stedet ha fire arbeidsdager i Sarpsborg og én i Oslo hver uke. Månedlige kostnader (inkl. mva.):
Sentralen (21 m2) 10 700 kr SPIN Sarpsborg 2 555 kr SUM 13 255 kr
Vedtak: Orienteringene tas til etterretning.
- Økonomi: Ordning med fastrenteavtaler Vi har mottatt årets tilskudd fra WMF, og dermed er totalt bankinnskudd 4,3 millioner. 755 000 kr er bundet frem til 8. mai i fastrenteavtale med 4,9 % rente. Daglig leder foreslår at vi oppretter en ny fastrenteavtale med samme vilkår, og at vi binder 1,4 millioner i seks måneder. Det vil gi oss en renteinntekt på 34 300 kr.
Vedtak: Daglig leder har styrets fullmakt til å opprette fastrenteavtale for 1,4 millioner av midlene våre. I fremtiden kan hun inngå fasterenteavtaler uten styrebehandling, men styret holdes orientert per e-post.
3. Endring av signaturrett og prokura for WMNO
Endring av signaturrett og prokura har vært diskutert under arbeidet med utkast til instruks for driftsansvar, økonomi og regnskap. Styret har ikke ferdigbehandlet instruksen, men daglig leder foreslår at endringen gjøres i forkant av årsmøtet 2025.
Vedtak: Daglig leder har styrets fullmakt til å registrere endring av signaturrett og prokura for Wikimedia Norge. Styreleder og ett styremedlem i fellesskap skal ha signaturrett, og daglig leder skal ha prokura.
4. Utkast årsmøtedokumenter
- Årsregnskap 2024 Foreløpige tall ble gjennomgått, og utviklingen for prosentvis inntekt fra andre kilder enn WMF ble trukket frem:
2022 16,7 % 2023 22 % 2024 (foreløpig tall) 25,8 % 2025 (budsjett) 34 % 2026 (budsjettutkast) 36,3 %
- Årsmelding 2024 «Et år med gode samarbeid» er foreløpig tittel for oppsummeringen i årsmeldingen. Hovedtrekkene i meldingen ble gjennomgått.
Vedtak: Årsregnskap og årsmelding ferdigbehandles per e-post.
- Forslag til årsmøtet om dobling av kontingenten i 2026 Kontingenten har vært uendret siden Wikimedia Norge ble stiftet i 2007.
Vedtak: Styret vil foreslå for årsmøtet at kontingenten dobles i 2026, slik at redusert sats blir 200 kr og ordinær sats blir 400 kr. Administrasjonen bes om å synliggjøre medlemsfordeler og hva kontingent og gaver benyttes til, både overfor årsmøtet og på nettsiden.
- Plan og budsjett for 2026 Budsjettutkastet ble gjennomgått i detalj. Handlingsplan for 2026 blir en videreføring av 2025-planen, men med tilføyelse av gjenstående arbeidsområder fra Strategi 2023-2028.
Vedtak: Budsjettutkastet godkjennes med en tilføyelse på kostnadskontoen «Prosjektutvikling» - inntil 200 000 kr gjøres tilgjengelig for tiltak knyttet til Wikipedias 25-årsjubileum. Hovedtrekkene i handlingsplanen vedtas, men styret får komplett plan til ferdigbehandling per e-post.
- Forslag til ordstyrer og referent for årsmøtet og styrets kandidater til valgkomiteen
Vedtak: Styreleder følger opp valgkomiteen, og forslag til valgkomite for neste periode vil være Hilde Blix, Edvard August Moen Haaland og et nytt komitemedlem som styreleder er i kontakt med. Forslag til ordstyrer og referent for årsmøtet følges opp per e-post.
5. Eventuelt
- FN-konferansen Internet Governance Forum holdes i Oslo i juni 2025. Administrasjonen er i dialog med den indiske Wikimedia-partneren CIS (Centre for Internet & Society) om samarbeid under konferansen. WMNO vil spille inn til Digitaliseringsdepartementet at digitale allmenninger / Digital Public Spaces bør være et av temaene, og at WMNO kan bidra til programmet.
- Olve Utne, en av grunnleggerne av nynorsk-Wikipedia, gikk bort i julen. Jon Harald sørger for taktfull informasjon på Samfunnshuset, og Elisabeth sørger for at det blir sendt kondolansebrev til de etterlatte.