Komitemøte 2015-11-12
| Sted | Skype |
|---|---|
| Dato | 12. november 2015, kl 18:00 |
| Dette året | 2015-03 |
Møte i kontrollkomiteen i WMNO, 12. november klokken 18:00
1) WMF
2) Tilgang til informasjon
3) Depositumskonto
4) Deling av valg- og kontrollkomiteen
5) Ansatte og kontrakter
Referat
Tilstede: Trygve Nodeland, Erlend Bjørtvedt, Espen Granli.
1) WMF - spørsmål som ble drøftet
- Ønske om ekstern regnskapsfører, dette er realisert f.o.m 2014.
- Bankfullmakter, må ha to signatarer pr transaksjon, sa seg fornøyd med spm om bankfullmakter siden DNB ikke kunne tilby en fler-mandatløsning der.
- Deling av valg og kontrollkomiteen ble også fremført som et punkt.
- WMF har også tatt opp prosjektbudsjettering i evalueringen av søknadene.
- WMF har tidligere tatt opp behovet for en buffer i balansen. Det vil kunne verge mot endringer i tilskudd og mulliggjøre avvikling etc med ansatte. Dette har også sammenheng med behovet for hyppige budsjettendringer.
- Trygve har snakket med revisor som vil ha rapport for WMF-syklusen ferdig i løpet av november.
2) Tilgang til informasjon
- Regnskapsrapporter, og tilgang til bankutskrifter, og om mulig bilag. Etterspørre hvilken scanneløsning som brukes.
- Forrige komite brukte noboards, den må enten brukes til å dele bilag etc, eller erstattes med noe annet.
- Innkallinger til styremøtene.
- Styret bør legge ut det reviderte budsjettet på foreningens hjemmeside, gjerne under menyen "Justert budsjett".
3) Depositumskonto
- Trygve innledet om spørsmål, depositum står på drifts- og ikke depositumskonto. Dette har blitt ordnet og depositum står nå på delt depositumskonto slik det skal gjøre.
4) Deling av valg- og kontrollkomiteen
- Trygve drøftet dette med styret, som bekrefter at dette forberedes til årsmøte. Dette må inn i en styreprosess som rekker fristen 1 uke før årsmøte. Viktig at organisasjonen tar inn over seg det rasjonalet som ligger bak et skille - det er uvanlig å ikke ha dette delt og det er ikke heldig fordi oppgavene er så ulike. Valgkomiteen skal finne kandidater mens Kontrollkomiteen skal kontrollere dem, og dette bør være atskilte øvelser.
5) Ansatte og kontrakter
- Kontraktene er ordinære og OK.
- Oppfølgingspunkter:
- Lenke til dette referatet i en mail til styret, om deres oppfølging av innspill fra kontrollkomiteen.
- Erlend spør Astrid om regnskapsbyrå og bilagsløsning.
- Espen er administrator på mailing-lista for kontrollkomiteen.
- Erlend følge opp Hogne om informasjonstilgang, budsjettering og buffer, etc.
- Erlend følge opp regnskapet og rapporteringsformen fra regnskapsbyrået (se hele året "year to date"), og styringen ift budsjett. Synliggjøre bedre periodiseringen og forbruk hittil i året.
- Neste styremøte blir i første halvdel av januar.
- Wikimedia Norge
- c/o Sentralen
- Postboks 183 Sentrum
- 0102 Oslo