Komitemøte 2016-03-10
| Sted | Skype |
|---|---|
| Dato | 10. mars 2016, kl 19:00 |
| Dette året | 2016-02 |
Møte i kontrollkomiteen i WMNO, 10. mars klokken 19:00
1) Vedtektsforslag, oppfølging
2) Årsmøte 2016 - kontrollkomiteens beretning
3) Årsmøte 2016 - status for valgkomiteoppgaver
Referat
Tilstede: Trygve Nodeland, Erlend Bjørtvedt, Espen Granli.
1) Vedtektsforslag, oppfølging
- Dette er overlatt til styret å sluttføre et eventuelt forslag til årsmøtet.
2) Årsmøte 2016 - kontrollkomiteens beretning
- Komiteen diskuterte spørsmål knyttet til regnskap, økonomistyring og periodisering av regnskap, rekruttering, medlemsoppfølging og tilgang til medlemslister. Dette vil følges opp med styret direkte.
Tekst til beretningen (forslag):
Valgkomiteens oppgaver, som er beskrevet i Wikimedia Norges (WMNO) vedtekter, inkluderer « å organisere og overvåke alle valg av betydning i Wikimedia Norge», samt å fungere «som kontrollkomité, og skal som sådan kontrollere regnskap og styrets arbeid opp mot organisasjonens vedtekter». I det følgende kalles komiteen "Valgkomiteen" men omfatter da også kontrolloppgavene.
Valgkomiteen har for 2015-2016 bestått av Erlend Bjørtvedt (leder), Trygve Nodeland og Espen Granli.
Valgkomiteen har i perioden hatt fire møter, samtlige på skype. Komiteens medlemmer har i tillegg vært representert på 3 - tre - av WMNOs styremøter.
Komiteen har hatt utfordringer med å få tilgang til de økonomiske dokumentene, og komiteen har gjentatte ganger måtte etterspørre tilgang til regnskap og revisjonsdokumenter, uten å oppnå ette. Det har fra Valgkomiteens side vært et initiativ for lettere tilgang til WMNOs regnskapsføring, bilag, og revisjonsprosess. Regnskap for første halvår 2015 ble ikke stilt til rådighet før tidlig i 2016. Dette tyder på mangler ved rapporterings- og arkiveringsrutinene, som bør forbedres framover.
Valgkomiteen har også fulgt opp at krav og ønsker fra Wikimedia Foundation (WMF) i forbindelse med tildeling av midler har blitt imøtekommet. Ut over manglende tilganger, har det vært et godt samarbeid med styret, og styret og organisasjonens administrasjon har imøtekommet forespørsler fra valgkomiteens medlemmer.
Komiteen har kommet med forslag til endringer i vedtektene, og har oppfordret styret til å splitte valg- og kontrolloppgaver i ulike komiteer.
I egenskap av valgkomite har komiteen arbeidet med å få fram innstilling av kanidater til WMNOs styre.
Det er komiteens oppfatning at styret i Wikimedia Norge har utført sine plikter samvittighetsfullt og i tråd med foreningens vedtekter, retningslinjer og strategier.
3) Årsmøte 2016 - status for valgkomiteoppgaver
- Trygve har sendt en oversikt over hvem som tar gjenvalg, og hvem som skal erstattes. Tove og Knut tar ikke gjenvalg til styret, og må eventuelt erstattes. Komiteen diskuterte tre konkrete navn, og fordelte ansvar for å fordele disse (listerekkefølgen kontaktes av Trygve - Espen - Erlend).
- Kontrollkomite: Komiteen diskuterte videreføring av egne kandidaturer, og kandidater.
- Valgkomite: Komiteen diskuterte konkrete navn som kandidater.
Erlend tar ansvar for å sette opp innstillingen til valg før årsmøtet. Innstillingen godkjennes av komitemedlemmene på mail før utsending før påskeferien.
Møtet avsluttet klokka 20:15.
.
- Wikimedia Norge
- c/o Sentralen
- Postboks 183 Sentrum
- 0102 Oslo