Komitemøte 2017-02-16

Møte i kontrollkomiteen i WMNO onsdag 16. februar 2017 klokken 1900 på skype

Møteinnkalling var sendt per epost. Til stede: Erling og Trygve. Trygve førte referat.

Dagsorden

1. Regnskapsrapport for 4. kvartal (oktober, november desember 2016), se her
2. Halvårsrapport til WMF
3. Bytte av revisor. Spørsmål om komiteen har kommentarer.
4. Referatsak:

Trygve har gitt WMNO følgende presentasjon av Kontrollkomiteen, til bruk for halvårsrapport til WMF:

The Oversight Committee of Wikimedia Norge is elected of the General Assembly for one year. According to the by-laws of WMNO the committee shall have at least two members, but have at present three members. The Committee has regularly elected its own chair.

The task of the Oversight committee is according to the guidelines of 2016, to control that the by-laws of WNMO is follow in letter as in spirit.

It has established contact with the Statutory Auditor of WMNO, and read through his reports when produced. The audit of the Statutory Auditor may lead to actions from the Committee, but the audit itself it is not audited by the Committee.

The Oversight committee receives the documents sent to the Board, and has an ambition to evaluate the documents before the board meeting. If necessary the Committee makes its comments to the board in writing minutes on wiki. The Board has responded in giving an answer on the wikis user page. Also the members of the Committee has been present in the Board meetings, online or in person.

Referat

1. Ad Regnskapsrapport: Komiteen ber styret vurdere fra regnskapsårets andre kvartal å legge til akkumulerte tall i det aktuelle året (løpende tall "hittil i år")
2. Ad styrets halvårsrapport til WMF: Komiteen har ingen merknader.
3. Ad revisor: Komiteen bemerker for ordens skyld at ny revisor etter praksis velges av årsmøtet.
4. Referatsaken tatt til etterretning.
5. Komiteen ber opplyst styrets rutiner med hensyn til kontingentinnkrevning og medlemskontakt.
6. Trygve setter opp forslag til årsrapport for kontrollkomiteen, som sendes ut på epost.

Møtet ble avsluttet klokken 1928.

Årsmelding 2016/2017

Etter epostkorrespondanse ble det avgitt følgende årsmelding fra Kontrollkomiteen:

Kontrollkomiteens ble opprettet ved deling av Valg- og kontrollkomiteen i 2016.

Komiteens oppgave er ifølge retningslinjene å kontrollere at organisasjonen fungerer etter vedtektenes bokstav og ånd, at Årsmøtets vedtak blir satt ut i livet, at organisasjonen følger god forretningsorden, behandler habilitetsspørsmål, og at valg foregår på en demokratisk og korrekt måte. Kontrollkomiteen skal framlegge en egen rapport på hver ordinære generalforsamling om sitt arbeid og hvordan organisasjonen har fungert foregående år.

Kontrollkomiteen har i 2016-2017 bestått av Trygve Nodeland (leder) Erlend Bjørtvedt, og Espen Granli. Det er i perioden avviklet to møter, begge på skype. Komiteens medlemmer har i tillegg vært representert på ett av WMNOs styremøter. Komiteens leder har i løpet av året svart på spørsmål fra organisasjonens daglige leder. Komiteen er ser positivt på at organisasjonen stiller spørsmål.

Komiteen har bedt om at når regnskapstallene avviker fra budsjett, skal det markeres og forklares på en lettfattelig måte. Dette har styret imøtekommet på en god måte. Det er komiteens oppfatning at styret i Wikimedia Norge har utført sine plikter samvittighetsfullt og i tråd med foreningens vedtekter, retningslinjer og strategier.