Wikipedia Academy 2009/Evaluering

Wikipedia Academy 2009 ble holdt i Bergen i oktober 2009. Etterraksten til Wikipedia Academy 2009, hva var vi gode på og hva var vi mindre gode på.

Forberedelser

Forberedelsene var fra april (etter styrevalg) frem til seminaret. Det ble opprettet en prosjektgruppe med 2 personer fra styret og to eksterne som hjalp oss å få dette til. Det viste seg vanskelig å få flere til å være med aktivt. Muligens er det tidsnød som er grunnen.

Prosjektgruppen hadde en rekke møter og sammen kom vi frem til et program. Det ble innhentet opplysninger på kostnader på lokale, sted til å holde middag etc. og så ble arbeidet med å innhente sponsorer startet. Listen over utgifter ble lagt etter som vi så hva vi hadde av midler.

Kostnader

Det ble utarbeidet et budsjett over antatte kostnader og inntekter, og sponsorer ble innhentet.

Hovedutgifter var

• Lokale
• Middag med lokale og teknisk assistanse til en intimkonsert
• Noe reisekostnader til teknisk team og foredragsholdere

Disse kostnadene var omkring 50 000

I tillegg fikk vi sponset direkte:

• Konsert
• Opptreden av Nordnæs Bataillon
• Litt materiell, navnelapper etc.

Disse kostnadene var på omkring 25 000

Reisekostnader:

• Styremedlemmer bar selv sine kostnader til reise og opphold.

Foredragsholdere

Foredragsholdere ble for det meste kontaktet av John Erling Blad. Det var et stort arbeid å sy sammen et godt program og dette var tidkrevende.

Vår erfaring var at det kontaktnettet vi har opparbeidet er viktig i et slikt arbeid. Fordi vi har snakket med en rekke personer i forskjellige anledninger var det lettere å få dem til å si ja. De aller fleste stilte gratis og dekket selv sine reiseutgifter.

Deltakere

Vi prøvde å få deltakere fra forskjellige miljø. Vi brukte Wikipedia, en Facebookside og sendte en del mailer til miljø som vi trodde ville være interessert. En gruppe som hadde lyst å delta, men som ikke hadde mulighet pga. en konferanseavgift var studenter. Vi besluttet derfor at de skulle få komme å høre foredragene uten å betale noe. I fremtiden kan det være lurt å la selve seminaret være helt gratis og bare ta penger for middag og andre sosiale tiltak. Det bør også arbeides mer med å få deltakere.

Vi hadde rundt 40 deltakere hver dag i salen og et ukjent antall som fulgte oss via nett.

Omtale

Vi hadde mye presseomtale i forbindelse med akademiet. Det var direkte sendinger i radio og tv der ikke minst Jimmy Wales ble spurt og en rekke artikler i aviser og tidsskrift.

I ettertid har jeg fått en mengde positive kommentarer og det viser seg at en rekke personer fulgte oss via nettet. Jeg har også fårr tilbakemelding fra guttene i Nordnæs Bataillon som tok i mot deltakerne på Fredriksberg Fort og var tilstede under middagen om at de syns dette var interessant og lærerikt.

Konklusjon

Vi var få personer som arbeidet hardt for å få dette til. De som var involvert hadde god oversikt over alt. Det ble ikke utarbeidet detaljerte fremdriftsplaner, tiden ble brukt på å få alle brikkene på plass. VI kunne ønske oss flere deltakere og det er noe som det må arbeides mer med en annen gang. Vi håper også at flere vil være med å dra lasset.

Huskeliste til siden

Samarbeidspartnere er kanskje det viktigste å få på plass tidlig i prosessen. Gode samarbeidspartnere kan bringe svært mye inn i et prosjekt. Husk på at disse må ha sammenfallende målsetting med en selv, men at det også kan være at en får med samarbeidspartnere som har egne agendaer. I disse tilfellene bør slikt avklares så tidlig som mulig. Andre agendaer er ikke nødvendigvis feil, men det må være klart slik at alle er inneforstått med hva det impliserer.

Promo

Informasjonsside

Lag en første informasjonsside som kan brukes ovenfor de som er interesserte. Denne skal ikke være en prosjektside, men kan lenke til en prosjektside.

Annonsering

Ikke start annonsering før det finnes en informasjonsside som er dekkende og tilstrekkelig. Dette gjelder både inne på Wikimedias prosjekter og eksternt.

Bakgrunnsinformasjon

Det er en god del bakgrunnsinformasjon som blir etterspurt, alt fra kommunikasjoner til hoteller og valuta. Lag en egen side som beskriver alt dette.

Økonomi

Etabler et budsjett

Budsjettet bør være sannsynlig men ikke nødvendigvis eksakt. Sjekk med andre hva tilsvarende arrangementer har kostet. Husk på at det blir vesentlig andre tall om arrangementet blir hostet av noen.

Etabler et prosjektregnskap

Etter hvert som utgifter blir ført så skal de inn i et eget prosjektregnskap. Husk også på at det finnes utgifter hos samarbeidspartnere som må synliggjøres, totalene for alle de involverte kan bli ganske annerledes enn for en enkelt part.

Selvbetjening av innbetaling

For små arrangement kan det være tilstrekkelig å liste deltagerne i et regneark, men dette blir raskt for uoversiktlig. Hvis mulig bør det settes opp løsninger slik at deltagere kan melde seg på og betale selv.

Kontakter

Liste over kontaktpersoner

Det bør lages en liste over sentrale kontaktpersoner, ikke minst hvordan pressen kommer i kontakt med arrangører og hvordan eksternt innleide kan finne frem til riktig person.

Liste over sponsorer

Opprett et dokument over alle sponsorer, typisk et Google Doc, som alle har tilgang til som arbeider med sponsorer. I dokumentet må det fremgå hvem som er deres kontaktpersoner, hva adressen er til disse, hvem som er våre kontaktpersoner, og hva som er adressen til disse.

Liste over deltagere

Det må lages en egen liste over deltagere. Denne må inneholde info om hvordan personene kontaktes og om de har betalt. Husk at ikke alle ønsker å bli identifisert offentlig, husk også på at ikke alle ønsker at betalingsordninger skal bli kjent.

Liste over foredragsholdere

Sett opp en liste over foredragsholdere, med angivelse av når de skal på og ikke minst når de ikke har anledning til å gå på. Det må også lages en oversikt over hva de forskjellige skal ha i honorar. Dette er info som ikke skal publiseres. Husk også på å klarere videorettigheter og lignende. Og ikke minst husk på at bilder og figurer kan være lov å publisere i kritisk vitenskapelige arbeider, men ikke i andre sammenhenger.

Kalender for de involverte

Det bør lages en felles kalender som viser for alle de involverte hva som skjer og hva som er planlagt. Uten en slik oversikt vil det veldig lett bli kolliderende aktiviteter, eller personer blir dobbeltbooka.

Adressebok

For intern bruk kan det være lurt å ha en egen adressebok. Denne bør ikke publiseres for andre hvis ikke hver enkelt blir spurt og sier ja.

Teknisk

Kommunikasjon

Hvis arrangementet blir stort må det finnes radioer som gjør det mulig å holde kontakt innad. Spesielt er dette viktig for å unngå mye springing på scena.

Lyd

Det må sjekkes hva som finnes av lydutstyr, og om dette er tilstrekkelig for de foredrag og debatter som skal holdes. Det bør antakelig konsulteres med noen som har erfaring med å kjøre lyd i slike sammenhenger.

Lys

Skal det gjøres videoopptak så må det sikres at det er tilstrekkelig lys på stedet. Lys for scenebruk er som oftest ikke tilstrekkelig lys for en videoproduksjon.

Video

Hvis det streames fra et arrangement så må det være helt klart for de involverte. Selv om personer orienteres om dette så er det ikke sikkert det blir oppfattet at dette er en «her og nå» -tjeneste som ikke kan rulles tilbake.

Eksterne sider

• Video av en del av forefragene
• Wikipedia Academy Presentasjoner, video, bilder

Pressedekning

1. Inno Design: Opera fikk Oslos innovasjonspris
2. TV2 Nyhetene: Del på nett og tjen penger
3. Dagbladet: Nygaard versus nettet («Oss vs dem», og problemene som Store Norske står ovenfor)
4. BT: Wikipedia vil bli større i små språkområder del 2, side 30 og 31
5. BA: Vil ha mer fra Bergen – Wikipedia-gründeren inspirert av buekorps side 11
6. NRKbeta: Jimmy Wales og de usikre menn
7. Colt kommunikasjon: Jimmy Wales kritiserer “crowdsourcing”
8. NRK2: I kveld - I kveld 12.10.09 - med ettersnakk - Aktuell kveldsprat med Christian Strand
9. Friprog: Heftig debatt om delingskultur på Litteraturhuset
10. BA: Norsk Wikipedia – Styres fra Kalfaret (2009-10-05) side 4 og 5
11. NRK Hordaland: (P1 klokken 12)
12. Digi: – Nerdene er ikke alene lenger
13. Kampanje: Wikipedia-sjef: - Brukerne vil betale for innhold
14. Høgskolen i Oslo: Fri programvarepris til Øyvind Kolås
15. Hardware.no: Øyvind Kolås får friprog-prisen
16. Computerworld: Kongsberg best på friprog
17. Computerworld: Fra pornosøk til Wikipedia
18. Dagsavisen: Når brukeren bestemmer
19. NRK: – Mediene kan lære av IT-næringen
20. VG: Wiki-grunnlegger deler ut pris 12. oktober 2009 side 42
21. Hardware.no: Jimmy Wales deler ut norsk friprog-pris
22. Vox publica: Wikipedia frir til akademikerne
23. Friprog: Wikipediagründeren Jimmy Wales kommer til Oslo Gjelds ikke!