Styremøte 2009 – 9. desember/notater

Diverse tilganger

Internal: Styret er ikke i posisjon til å gi komitéen tilgang på Internal. Tilgang kontrolleres av Foundation og det er satt klare regler for hvem som kan gis tilgang. Styret har tidligere ikke hatt full tilgang på grunn av begrensing i antall innmeldte personer.
Chapters: Styret er ikke i posisjon til å gi komitéen tilgang på Chapters. Tilgang kontrolleres av det tsjekkiske chapteret, men reglene for hvem som kan gis tilgang er uklare. Det kan sjekkes om det er en åpning for å legge til komiten.
Styrelista: Komitéen bør ikke gis innsyn i styrelista, styret skal kunne gjøre sine overlegginger uten at andre enn styrets medlemmer har innsyn.
Styremøter: Personer gis tilgang til styremøter utfra styrets egne behov, igjen skal styret kunne gjøre sine overlegginger uten at andre enn styrets medlemmer har innsyn.
Styreprotokoller: Styrets protokoll publiseres i sin helhet på dette nettstedet såfremt forhold ikke må unntas offentligheten på grunn av kontraktuelle eller personvernhensyn.
Forhandlinger: Styret kan ikke på generell basis gi tilgang til dokumenter under forhandlinger med tredjepart. Komitéen er normalt ikke part i slike forhandlinger, de kan derimot gis tilgang til dokumenter i ettertid når disse er blitt del av styringsgrunnlaget. Det vil si at de gis tilgang til kontrakter etter at de er underskrevet ol.
Privat korrespondanse: Styret kan ikke pålegge privatpersoner å gjøre sin privatkorrespondanse tilgjengelig for komitéen. Det holder ikke å hevde at korrespondansen berører Wikimedia Norge, det er styret som gir rett til å representere WM Norge og om nødvendig ber om rapporter fra slik representasjon. Disse gjøres tilgjengelig utfra deres faktiske innhold.
Kontaktlister: Kontaktlister som berører privatpersoner er i utgangspunktet personopplysninger og kan ikke kreves publisert. I den grad de er eid av privatpersoner så kan de heller ikke kreves forelagt styret. Wikimedia Norge kan imidlertid opparbeide sine egne kontaktlister og disse kan gjøres tilgjengelig for de personer styret finner har nytte av listene.
Kalendere: Kalendere for enkeltpersoner er i utgangspunktet personopplysninger og kan ikke kreves publisert. Personer kan imidlertid velge å gi andre tilgang til sine kalendere. Wikimedia Norge kan imidlertid opparbeide sine egne kontaktlister og disse kan gjøres tilgjengelig for de personer styret finner har nytte av listene.
Dokumentasjon: Artikler og dokumenter som brukes under beslutningstaking, men som ikke er Wikimedia Norges eiendom kan ikke kreves publisert og forelagt komitéen. I disse tilfellene kan komitéen avtale tilgang med forfatterne av slik dokumentasjon.
Regnskap: Komitéens medlemmer gis innsyn i regnskapet i den grad regnskapskontakt kan gi tilgang. Det forutsettes at det komitéen ber om er ordinære regnskapstall og ikke bilag for å få tilgang til personopplysninger ol. Innsyn i avsluttede regnskap gis kun i den grad det er praktisk mulig. Årsregnskap forelegges årsmøtet.
Årsrapport: Det utarbeides en årsrapport over aktiviteten som er offentlig tilgjengelig.