Rutine for årsmøte
Utseende
Dette er en huskeliste for faste oppgaver i forbindelse med årsmøter i Wikimedia Norge.
Før årsmøtet
- Bestemme dato for årsmøtet. Årsmøtet må holdes innen utgangen av april (per § 4a). Styret
- Bestemme sted og finne lokaler. Styret/Ansatte
- Opprette årsmøteside. Ansatte
- Kunngjøre årsmøtet minst to måneder før årsmøtedatoen (per § 4b). Styret/Ansatte
- Publisere valgkomiteens innstillinger (styre + kontrollkomite) senest to uker før årsmøtet (per § 6b). Valgkomiteen
- Publisere innkomne saker senest to uker før årsmøtet (per § 4e). Styret
- Finne kandidat til møteleder. Styret
- Finne kandidat til referent. Styret
- Medlemsinformasjon:
- Informere medlemmene om frist for betaling av medlemsavgift og hvordan denne betales. Ansatte
- Informere medlemmene om tid og sted for møtet. Ansatte
- Informere medlemmene om hvordan man deltar digitalt og hvordan stemmegivning vil foregå. Ansatte
- Informere medlemmene om mulighet for reisestipend. Ansatte
- Sørge for at vi har nødvendig utstyr og oppsett for strømming av årsmøtet. Ansatte
Praktisk
- Prøve å skaffe hotellavtale om det er mange som reiser. Daglig leder
- Gi alle som reiser den praktiske informasjonen de trenger til reisen. Daglig leder
- Bestille kaffe og mat. Daglig leder
- Kjøpe inn blomster e.l. til avtroppende styremedlemmer/funksjonærer som er til stede. Daglig leder
På årsmøtedagen
- Merke lokalet tydelig med plakat/skilt e.l. Ansatte
- Kommunisere retningslinjer for inkluderende møter tydelig i innledninga av møtet. Møteleder
- Strømming. Ansatte
- Gjennomføring av digitale valg. Ansatte
- Ha med merch, rollup og annet utstyr. Ansatte
Etter årsmøtet
- Få protokollen signert av protokollunderskriverne. Referent
- Publisere protokoll på årsmøtesida.Ansatte
- Oppdatere i Brønnøysundregisteret. Daglig leder/Styreleder
- Oppdatere tilganger til nettbank og forsikrings-/pensjonsportal.Daglig leder/Styreleder
- Oppdatere vedtektene dersom det er kommet vedtektsendringer. Styret/Ansatte
- Oppdatere lista over styremedlemmer på wikimedia.no og Wikimedia Meta. Ansatte
- Oppdatere epostlista for styret. Styreleder
- Oppdatere valgkomité- og kontrollkomitésidene. Ansatte
- Oppdatere epostlistene for valgkomiteen og kontrollkomiteen. Ansatte
- Oppdatere info og føye til dokumenter i Wikimedia Affiliates Data Portal. Ansatte