Rutine for årsmøte

Dette er en huskeliste for faste oppgaver i forbindelse med årsmøter i Wikimedia Norge.

Før årsmøtet

Bestemme dato for årsmøtet. Årsmøtet må holdes innen utgangen av april (per § 4a). Styret
Bestemme sted og finne lokaler. Styret/Ansatte
Opprette årsmøteside. Ansatte
Kunngjøre årsmøtet minst to måneder før årsmøtedatoen (per § 4b). Styret/Ansatte
Publisere valgkomiteens innstillinger (styre + kontrollkomite) senest to uker før årsmøtet (per § 6b). Valgkomiteen
Publisere innkomne saker senest to uker før årsmøtet (per § 4e). Styret
Finne kandidat til møteleder. Styret
Finne kandidat til referent. Styret
Medlemsinformasjon:
- Informere medlemmene om frist for betaling av medlemsavgift og hvordan denne betales. Ansatte
- Informere medlemmene om tid og sted for møtet. Ansatte
- Informere medlemmene om hvordan man deltar digitalt og hvordan stemmegivning vil foregå. Ansatte
- Informere medlemmene om mulighet for reisestipend. Ansatte
Sørge for at vi har nødvendig utstyr og oppsett for strømming av årsmøtet. Ansatte

Prøve å skaffe hotellavtale om det er mange som reiser. Daglig leder
- Gi alle som reiser den praktiske informasjonen de trenger til reisen. Daglig leder
Bestille kaffe og mat. Daglig leder
Kjøpe inn blomster e.l. til avtroppende styremedlemmer/funksjonærer som er til stede. Daglig leder

Merke lokalet tydelig med plakat/skilt e.l. Ansatte
Kommunisere retningslinjer for inkluderende møter tydelig i innledninga av møtet. Møteleder
Strømming. Ansatte
Gjennomføring av digitale valg. Ansatte
Ha med merch, rollup og annet utstyr. Ansatte

Få protokollen signert av protokollunderskriverne. Referent
- Publisere protokoll på årsmøtesida.Ansatte
Oppdatere i Brønnøysundregisteret. Daglig leder/Styreleder
Oppdatere tilganger til nettbank og forsikrings-/pensjonsportal.Daglig leder/Styreleder
Oppdatere vedtektene dersom det er kommet vedtektsendringer. Styret/Ansatte
Oppdatere lista over styremedlemmer på wikimedia.no og Wikimedia Meta. Ansatte
Oppdatere epostlista for styret. Styreleder
Oppdatere valgkomité- og kontrollkomitésidene. Ansatte
Oppdatere epostlistene for valgkomiteen og kontrollkomiteen. Ansatte
Oppdatere info og føye til dokumenter i Wikimedia Affiliates Data Portal. Ansatte