Rutine for årsmøte

    Fra Wikimedia Norge

    Dette er en huskeliste for faste oppgaver i forbindelse med årsmøter i Wikimedia Norge.

    Før årsmøtet

    • Bestemme dato for årsmøtet. Årsmøtet må holdes innen utgangen av april (per § 4a). Styret
    • Bestemme sted og finne lokaler. Styret/Ansatte
    • Opprette årsmøteside. Ansatte
    • Kunngjøre årsmøtet minst to måneder før årsmøtedatoen (per § 4c). Styret/Ansatte
    • Publisere valgkomiteens innstillinger (styre + kontrollkomite) senest to uker før årsmøtet (per § 6b). Valgkomiteen
    • Publisere innkomne saker senest éi uke før årsmøtet (per § 4c). Styret
    • Finne kandidat til møteleder. Styret
    • Finne kandidat til referent. Styret
    • Medlemsinformasjon:
      • Informere medlemmene om frist for betaling av medlemsavgift og hvordan denne betales. Ansatte
      • Informere medlemmene om tid og sted for møtet. Ansatte
      • Informere medlemmene om hvordan man deltar digitalt og hvordan stemmegivning vil foregå. Ansatte
      • Informere medlemmene om mulighet for reisestipend. Ansatte
    • Sørge for at vi har nødvendig utstyr og oppsett for strømming av årsmøtet. Ansatte

    Praktisk

    • Prøve å skaffe hotellavtale om det er mange som reiser. Daglig leder
      • Gi alle som reiser den praktiske informasjonen de trenger til reisen. Daglig leder
    • Bestille kaffe og mat. Daglig leder
    • Kjøpe inn blomster e.l. til avtroppende styremedlemmer/funksjonærer som er til stede. Daglig leder

    På årsmøtedagen

    • Merke lokalet tydelig med plakat/skilt e.l. Ansatte
    • Kommunisere retningslinjer for inkluderende møter tydelig i innledninga av møtet. Møteleder
    • Strømming. Ansatte
    • Gjennomføring av digitale valg. Ansatte
    • Ha med merch, rollup og annet utstyr. Ansatte


    Etter årsmøtet

    • Publisere protokoll på årsmøtesida. Referent
      • Få protokollen signert av protokollunderskriverne. Ansatte/Styret
    • Oppdatere i Brønnøysundregisteret. Daglig leder/Styreleder
    • Oppdatere banktilganger. Daglig leder/Styreleder
    • Oppdatere tilgang til bank og forsikring. Daglig leder/Styreleder
    • Oppdatere vedtektene dersom det er kommet vedtektsendringer. Styret/Ansatte
    • Oppdatere lista over styremedlemmer på Styret og m:Wikimedia Norge. Styret/Ansatte
    • Oppdatere epostlista for styret. Styreleder
    • Oppdatere sidene valgkomité- og kontrollkomitésidene. Ansatte
    • Oppdatere epostlistene for valgkomiteen og kontrollkomiteen. Ansatte