Anweisungen für den Vorstand von Wikimedia Norwegen

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Vom Vorstand am 3. September 2018 angenommen

Der Vorstand von Wikimedia Norwegen (WMNO) handelt im besten Interesse der Mitglieder der Organisation und der lokalen (norwegisch- und samischsprachigen) Wikimedia-Projekte. Der Vorstand muss jederzeit sicherstellen, dass die Vorstandsarbeit und die organisatorischen Aktivitäten im Einklang mit der Satzung von Wikimedia Norwegen und im Einklang mit dem norwegischen Recht durchgeführt werden.

Diese Anweisungen regeln die Arbeitsweise, Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Vorstands und basieren auf der Satzung von WMNO.

Die Anweisungen für den Vorstand werden vom Vorstand so schnell wie möglich nach Änderungen der Satzung auf der WMNO-Jahresversammlung überarbeitet und genehmigt, ansonsten bei Bedarf. Die Anweisungen müssen einmal im Jahr vom Vorstand überprüft, an neue Vorstandsmitglieder weitergegeben und den Mitgliedern der Organisation im Wiki der Organisation zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitsweise des Vorstands

Der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende werden von der Jahresversammlung gewählt. Darüber hinaus muss sich der Vorstand in der ersten Vorstandssitzung nach der Jahresversammlung konstituieren. Der Vorstand soll einen Schatzmeister und einen Schriftführer haben.

Der Vorsitzende ist dafür verantwortlich, dass Vorstandssitzungen abgehalten werden und bei Abwesenheiten die Aufgaben verteilt werden. Der Vorgesetzte muss ein Mitarbeitergespräch mit dem Geschäftsführer führen.
Der stellvertretende Vorsitzende vertritt bei Bedarf den Vorsitzenden.
Der Schatzmeister ist für die Überwachung der vierteljährlichen Rechnungen der Organisation verantwortlich. Die Buchführung erfolgt durch einen externen Buchhalter.
Der Schriftführer beruft die Vorstandssitzungen ein, führt Protokolle und verfasst zusammen mit dem Geschäftsführer den Jahresbericht für die Jahresversammlung.

Auf Beschluss des Vorstandes können zwei oder mehr der oben genannten Funktionen von ein und demselben Vorstandsmitglied wahrgenommen werden. Die Zusammensetzung des Vorstandes und die Aufgabenverteilung sind den Mitgliedern mitzuteilen.

Die Vorstandsmitglieder sollten über gute Kenntnisse der verschiedenen Wikimedia-Projekte und deren Nutzung verfügen.

Der Vorstand hat über seine Arbeit offen zu informieren, sofern nicht gewichtige und berechtigte Erwägungen dagegen sprechen.

Aufgaben des Vorstands

Der Vorstand ist für die Leitung von WMNO zwischen den Jahresversammlungen verantwortlich und muss über den täglichen Betrieb auf dem Laufenden bleiben. Der Vorstand vertritt die Organisation gegenüber Behörden, Lieferanten oder Kunden, Sponsoren, der Wikimedia Foundation, Mitgliedern und der lokalen Wikipedia-Community. Der Vorstand muss die Ziele und die Botschaft von WMNO den Mitgliedern und nach außen den Zielgruppen der Organisation mitteilen.

Der Vorstand ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass WMNOs Verwaltungsdokumente auf dem neuesten Stand sind.

Jahresversammlung

Dem Vorstand obliegt die Durchführung der Jahresversammlung entsprechend der Satzung. Bekanntmachungen und Dokumente werden im Wiki der Organisation veröffentlicht. Der Jahresabschluss und das Jahresbudget werden vom Geschäftsführer erstellt, vom Vorstand besprochen, korrigiert und bearbeitet, der Jahresversammlung vom Geschäftsführer vorgelegt und nach der endgültigen Entscheidung der Jahresversammlung im Wiki der Organisation veröffentlicht.

Vor der Jahresversammlung muss der Vorstand:

Datum und Ort für die Versammlung festlegen
Einen oder mehrere Moderatoren und Referenten finden
Die Einladung zur Jahresversammlung mindestens zwei Monate vor der Versammlung veröffentlichen
Eingereichte Angelegenheiten in Absprache mit den Mitarbeitern bearbeiten und spätestens eine Woche vor der Versammlung veröffentlichen
Vorschläge zur Satzungsänderung bis spätestens eine Woche vor der Versammlung durchgehen und ggf. veröffentlichen
Jahresabschlüsse spätestens eine Woche vor der Versammlung bearbeiten und veröffentlichen
Den Bericht des Abschlussprüfers spätestens eine Woche vor der Versammlung veröffentlichen
Gemeinsam mit dem Geschäftsführer den Jahresbericht verfassen und ihn spätestens eine Woche vor der Versammlung veröffentlichen
Den Kandidatenvorschlag des Wahlkomitees für die Wahl spätestens eine Woche vor der Sitzung veröffentlichen
Die Empfehlungen des Vorstands für Kandidaten an das Wahlkomitee veröffentlichen

Sobald die Jahresversammlung beendet ist, muss der neu gewählte Vorstand eine konstituierende Vorstandssitzung abhalten. Hierüber hat der Vorstand in der Einberufung der Jahresversammlung zu informieren, so dass etwaige neue Vorstandsmitglieder auch über den Zeitpunkt der Versammlung informiert sind.

Vorstandssitzungen

Der Vorstand muss mindestens drei Vorstandssitzungen pro Jahr abhalten. An den Vorstandssitzungen können die Vorstandsmitglieder, deren Stellvertreter, das Kontrollkomitee, der Geschäftsführer und die Mitarbeitervertreter teilnehmen. Der Schriftführer verschickt die Einladung zur Sitzung spätestens einen Monat vor der Sitzung und die Tagesordnung spätestens eine Woche vor der Sitzung. Der Geschäftsführer ist für die Veröffentlichung der Dokumente fünf Arbeitstage vor der Vorstandssitzung verantwortlich.

Die Bekanntmachung und das Protokoll sowie die meisten Dokumente müssen öffentlich im Wiki der Organisation veröffentlicht werden. Die Arbeit und Entscheidungen des Gremiums sind öffentlich. Wichtige Erwägungen, einschließlich Überlegungen zu Geschäftsgeheimnissen, Privatsphäre oder Mitarbeitern, geben dem Vorstand die Möglichkeit, Informationen von der Öffentlichkeit auszuschließen.

Bei jeder Vorstandssitzung zu behandelnde Themen:

Buchhaltungsbericht
Bericht der Mitarbeiter
Nächste Vorstandssitzung

Vorstandsmitglieder können an Vorstandssitzungen physisch, telefonisch oder digital per Skype/Videokonferenz teilnehmen.

Die Vorstandsmitglieder müssen dem Vorstand jederzeit alle Dokumente und Übersichten zur Verfügung stellen, die für die Arbeit des Vorstands relevant sind. Ausgeschiedene Vorstandsmitglieder müssen diese Materialien dem aktuellen Vorstand jederzeit ohne unangemessene Verzögerung zur Verfügung stellen.

Mitarbeiter

Der Vorstand kann Mitarbeiter über befristete oder unbefristete Stellen einstellen oder dies an den Geschäftsführer delegieren. Bei unbefristeten Anstellungen gibt der Geschäftsführer eine Empfehlung für die Anstellung ab, die dem Vorstand vorgelegt wird. Der Vorstand trägt die Personalverantwortung für den Geschäftsführer. Der Geschäftsführer trägt die Personalverantwortung für die anderen Mitarbeiter, unterstützt durch den Vorstand. Der Vorsitzende führt Mitarbeitergespräche mit dem Geschäftsführer.

Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass der Geschäftsführer einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit WMNO abschließt. Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit WMNO abschließen. Die Vereinbarungen müssen Bestimmungen über Arbeitsaufgaben, Gehalt, Arbeitszeiten, Reiseaktivitäten, Pflichten und Rechte sowie Bestimmungen über die Anschaffung notwendiger Ausrüstung zur Erfüllung der Arbeitspflichten des Arbeitnehmers enthalten. Die Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter müssen den Vorstand über Umstände informieren, die sich auf die Fähigkeit des Vorstandsmitglieds oder des Mitarbeiters zur Ausübung seiner Aufgaben auswirken.

Siehe die Stellenbeschreibung für den Geschäftsführer und andere Mitarbeiter.

Verantwortlichkeiten des Vorstands

Die Vorstandsmitglieder sind für die Geschäftstätigkeit und die Finanzlage der Organisation verantwortlich, da sich diese Verantwortung aus der Gesetzeslage ergibt. Die Vorstandsmitglieder müssen sich mindestens vierteljährlich durch Berichte des Geschäftsführers an den Vorstand und das Kontrollkomitee einen Überblick über die Finanzen der Organisation verschaffen. Der Vorstand ist nicht verantwortlich für die Aktivitäten der Wikimedia-Projekte. Diese liegen in der Verantwortung der Wikimedia Foundation.

Der Vorstand ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass WMNO im Einklang mit ethischen Normen handelt. Weitere Informationen darüber, wie der Vorstand bei unethischem Verhalten vorgehen sollte, finden sich unter Richtlinie von Wikimedia Norwegen zum Umgang mit Meldungen.

Die Vorstandsmitglieder müssen die Wikimedia-Projekte in Norwegen fördern und ihnen gegenüber mit der nötigen Loyalität handeln. Den Vorstandsmitgliedern ist es nicht gestattet, Organisationen beizutreten oder Aktivitäten für Organisationen durchzuführen, die sich offen gegen die Wikimedia-Projekte aussprechen. Vorstandsmitglieder können nicht für WMNO bezahlt arbeiten, solange sie eine Vertrauensposition in der Organisation innehaben.

Die Vorstandsmitglieder dürfen nicht dazu beitragen, dass WMNO eine Finanzvereinbarung mit Organisationen oder Unternehmen abschließt, an denen das Vorstandsmitglied Interessen hat, es sei denn, der Vorstand wird vor Abschluss einer solchen Vereinbarung schriftlich über die Interessen informiert. Vorstandsmitglieder müssen sich aus eigener Initiative für Befangen erklären, wenn sie sich mit Angelegenheiten befassen, die persönliche oder finanzielle Auswirkungen auf das Mitglied, den Arbeitsplatz des Mitglieds oder die unmittelbare Familie oder den Bekanntenkreis des Mitglieds haben.