Styremøte 2018 - 3. september
|
| Sted | Tøyen Startup Village |
|---|---|
| Dato | 3. september 2018 klokken 17.30-20.30 |
Deltakere
- Hogne Neteland (Styreleder)
- Tore Sætre
- Harald Groven (på Skype)
- Andrea Hegdahl Tiltnes (Sekretær)
- Sigrun Espe
- Daglig leder (Astrid Carlsen)
- Observatør fra de ansatte
Fraværende
- Guro Faller (Nestleder)
- Trond Trosterud (Kasserer)
Agenda
- 1. Godkjenning av innkalling og referat.
Referat:
- 2. Strategi
- Forslag til revidert strategi for WMNO legges frem av Andrea og Hogne. Forslag til vedtak: Revidert strategi vedtas
- Internasjonalt strategiarbeid: Daglig leder orienterer om det internasjonale strategiarbeidet og arbeidet til arbeidsgruppene
- 3. Økonomi
Kvartalsrapport for april-mai-juni publisert her.
Regnskap for avvikende regnskapsår, juli 2017-juni 2018 er publisert her.
Daglig leder orienterer.
- 4. Gjennomgang av Handlingsplan 2018–2019 opp mot strategi.
Daglig leder orienterer.
- 5. Nordeuropeisk arbeidsmøte i Stockholm 5.-7. oktober
De ansatte deltar. Styret avklarer hvem fra styret som drar. Styreleder orienterer om arbeidet med programmet.
- 6. Besøk fra Wikimedia Foundation i oktober
Daglig leder orienterer om agenda for besøket. Wikimedia Foundation vil også møte så mange som mulig fra styret i løpet av besøket.
- 7. Gjennomgå alle styringsdokumenter
Under styrets årshjul er det satt opp at alle styringsdokumenter skal gjennomgås. De enkelte dokumentene gjennomgås.
- 8. Varslingsrutine
Daglig leder foreslår følgende varslingsrutine for organisasjonen
- 9. Informasjon fra de ansatte
- 10. Neste styremøte
Forslag til vedtak: Styremøte med påfølgende julebord fredag 30. november 2018 og styremøte søndag 20. januar 2019 vedtas.
- 11. Eventuelt
Referat
- 1. Godkjenning av innkalling og referat.
- Referat: Styremøte_2018_-_3._juni
- Referatet ble godkjent
- 2. Strategi
- Forslag til revidert strategi for WMNO legges frem av Andrea og Hogne.
- Beslutning: Strategien ble vedtatt. Tore Sætre avstod fra å stemme med begrunnelse i at versjonen av strategien først ble presentert i styremøtet.
- Internasjonalt strategiarbeid: Daglig leder orienterte om det internasjonale strategiarbeidet og arbeidet til arbeidsgruppene
- 3. Økonomi
Kvartalsrapport for april-mai-juni publisert her.
Regnskap for avvikende regnskapsår, juli 2017-juni 2018 er publisert her.
Daglig leder orienterte.
- 4. Gjennomgang av Handlingsplan 2018–2019 opp mot strategi.
Daglig leder orienterte.
- 5. Nordeuropeisk arbeidsmøte i Stockholm 5.-7. oktober
De ansatte, Hogne og en bidragsyter fra Wikidata deltar. Styreleder orienterte om arbeidet med programmet.
- 6. Besøk fra Wikimedia Foundation i oktober
Daglig leder orienterte om agenda for besøket. Wikimedia Foundation ønsker å møte så mange som mulig fra styret i løpet av besøket.
Styret tar et styremøte 9. oktober 20:00 på Skype for å forberede til besøket fra WMF. Agenda er forberedelser, tidspunkt for møter og annen støtte til et bra gjennomført besøk. Tidspunktet kan bli endret dersom WMF kommer før de har indikert.
- 7. Gjennomgå alle styringsdokumenter
Under styrets årshjul er det satt opp at alle styringsdokumenter skal gjennomgås. De enkelte dokumentene er gjennomgått som følger:
For organisasjonens arbeid:
- Vedtekter - ingen endringer i dokumentet. Det kan gjøres oppdatering av noen småfeil og språklig formuleringer. Sigrun lager et forslag som styret legger frem for Årsmøtet 2019.
- Styreinstruks - vi hadde gjennomgang av nytt forslag til innstruks og vedtok at denne erstatter den forrige styreinnstruksen.
Ansvarlig: styremedlem, Sigrun
- Strategi 2016-2020 - se punkt 2 over
- Kommunikasjonsplan, som inkluderer retningslinjer for kommunikasjonsarbeid. Det er gjort noen kosmetiske endringer tidligere i år. Ellers ingen endringer.
Ansvarlig: styrets sekretær, Andrea
- Daglig leders stillingsinstruks - denne ble endret en del i 2017. Ingen endringer i 2018.
Ansvarlig: styrets nestleder, Guro
- Retningslinjer for inkluderende møter - ingen endringer i år.
- Varslingsrutine (behandles på styremøte 3. september 2018) - denne en ny. Styret etterlyser et punkt for hvordan mistanke om lovbrudd skal anmeldes, og ber om at at daglig leder legger frem forslag til dette. Varslingsrutinene vedtas slik de ble fremlagt.
- Personvernerklæring for Wikimedia Norge og personvernerklæring for nettstedet wikimedia.no - Styret tok denne til etteretning
- HMS-håndbok - Styreleder og nestleder er kjent med innholdet i denne.
- Økonomirutine for organisasjonen - Ble revidert og forenklet tidligere i 2018 i dialog med Wikimedia Foundation.
Ansvarlig: daglig leder, Astrid
- Denne rutinen for oppgavefordeling i styret
- Kontrollkomiteens retningslinjer, i samarbeid med kontrollkomiteen. Vedtektene bør oppdateres slik at de sier noe om hvordan kommiteen kan suppleres mellom årsmøtene.
- Retningslinjer for valgkomiteen, i samarbeid med valgkomiteen. Vedtektene bør oppdateres slik at de sier noe om hvordan kommiteen kan suppleres mellom årsmøtene.
Ansvarlig: styrets leder, Hogne
- 8. Varslingsrutine
varslingsrutine ble vedtatt av styret (se kommentar i punkt 7 over)
- 9. Informasjon fra de ansatte
Jorid orienterte om arbeidet fra de ansatte
- 10. Neste styremøte
Vedtak: Styremøte torsdag 29. november 2018 og Sigrun koordinerer å finne en dato for møte i januar. Møtet i januar har et påfølgende julebord.
- 11. Eventuelt
Styret og de ansatte diskuterte utfordringene med kommunikasjon internt i styret.