Årsplan 2018–2019/Styrets årshjul

Fra Wikimedia Norge
Hopp til navigering Hopp til søk

Årshjul 2018-2019

Måned Møter Andre aktiviteter
Juli
August
September Styremøte 3. september Gjennomgå alle styringsdokumenter
Oktober Styremøte 9. oktober: sak til behandling er besøk fra WMF Nordeuropeisk møte i Stockholm 5.-7. oktober

Site visit fra WMF 19. oktober

November Styremøte 29. november Styreledersamling, november 2018 Praha (?)
Desember
Januar Styremøte 22. januar med middag Forberede årsmøte
Februar Årsregnskap
Mars Årsmøte 9. mars i Tromsø
April
Mai Styremøte 23. mai
Juni

Rutine for oppgavefordeling i styret til Wikimedia Norge

Ansvarlig for at denne rutinen følges og holdes oppdatert er styreleder, Hogne.


1. Styremøter

  • Ansvar for å påse at styremøter planlegges, innkalles til og å fordele oppgaver om det er frafall
  • Møteleder på styremøtene

Ansvarlig: styrets leder, Hogne

  • Sende møteinnkalling minst 1 mnd før møte
  • Ferdigstille saksliste senest 1 uke før styremøte

Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun

  • Gjøre sakspapirer hun er ansvarlig for tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte
  • Sette opp forslag til dagsorden for styremøte og dele med styrets sekretær
  • Reservere møterom og ordne med andre praktiske ting før styremøtet.

Ansvarlig: daglig leder, Astrid

  • Skrive møtereferat på wiki

Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun

  • Gjøre sakspapirer tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte, og presentere saken på styremøtet

Ansvarlig: Den som melder inn eller har ansvar for saken

Faste punker på hver styremøteagenda

  • gjennomgang regnskapsrapport for siste kvartal
  • rapportering mot handlingsplan og strategi fra de ansatte
  • bekrefte dato for neste møte, sted, tidspunkt og om møtet er fysisk eller per skype
  • eventuelt

2. Årsmøte

  • Lage årsmøteinnkalling på wiki
  • Behandle innsendte saker: bekrefte mottatt, lage forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer i samråd med de ansatte
  • Publisere forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer

Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun

  • Få styrets medlemmer til å signere årsregnskap med bankid
  • Publisere årsregnskap senest én uke før årsmøte
  • Publisere revisors beretning senest én uke før årsmøte

Ansvarlig: styremedlem, Tore

  • Publisere innstilling til valgkomite
  • Sørge for kandidater til møteleder og referent
  • Oppdatere epostlisten styre@wikimedia.no etter nytt styre er valgt
  • Oppdatere tilganger til bank i tråd med årsmøtes valg av styreleder, nestleder og fordeling av rollen som kasserer

Ansvarlig: styreleder, Hogne

  • Utkast årsberetning

Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun, for styrets arbeid, daglig leder, Astrid, for ansattes arbeid


  • Utkast handlingsplan for året
  • Utkast budsjettforslag

Ansvarlig: daglig leder, Astrid


  • Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøte
  • Oppdatere Wikimedia Norge sin wiki og Metawiki-siden etter årsmøte med info om styrets medlemmer

Ansvarlig: daglig leder, Astrid

3. Styringsdokumenter som skal holdes oppdaterte

Disse styringsdokumentene skal gjennomgås én gang i året:

Ansvarlig: styremedlem, Sigrun


Ansvarlig: styrets nestleder, Andrea


Ansvarlig: daglig leder, Astrid


Ansvarlig: styrets leder, Hogne

4. Økonomi

  • Godkjenne bankoverføringer månedlig
  • Godkjenne forslag til lønnsoppgjør fra daglig leder som hvert år er basert på budsjett lagt frem for årsmøte i mars

Ansvarlig: styrets nestleder, Andrea


  • Gjennomgå transaksjoner i Visma eaccounting

Ansvarlig: kasserer, Trond