Styrinstruktioner för Wikimedia Norge

Vedtatt av styret 3. september 2018

Styret i Wikimedia Norge (WMNO) skal virke til beste for organisasjonens medlemmer og de lokale (norsk- og samiskspråklige) Wikimedia-prosjektene. Styret skal til enhver tid se til at styrearbeid og organisatorisk virksomhet skjer i overensstemmelse med Wikimedia Norge sine vedtekter, og i overensstemmelse med norsk lov.

Denne instruksen regulerer styrets arbeidsform, oppgaver og ansvar, og bygger på WMNO sine vedtekter.

Styreinstruksen revideres og godkjennes av styret snarest mulig etter eventuelle vedtektsendringer på WMNO sitt årsmøte, og ellers ved behov. Instruksen skal gjennomgås en gang i året av styret, deles med nye styremedlemmer og være tilgjengelig for medlemmene i organisasjonen på organisasjonens wiki.

Styrets arbeidsform

Leder og nestleder blir valgt av årsmøtet. Utover dette skal styret konstituere seg selv på første styremøte etter årsmøtet. Styret skal ha en kasserer og en sekretær.

• Leder har ansvar for å påse at styremøter blir avholdt, og for å fordele oppgaver om det er frafall. Leder skal gjennomføre medarbeidersamtale med daglig leder.
• Nestleder er stedfortreder for leder når det er nødvendig.
• Kasserer har ansvar for å overse organisasjonens kvartalsvise regnskap. Regnskapet føres av en ekstern regnskapsfører.
• Sekretær kaller inn til og fører referat fra styremøter, og skriver årsmelding til årsmøte sammen med daglig leder.

To eller flere av funksjonene ovenfor kan ivaretas av ett og samme styremedlem dersom styret vedtar det. Styrets konstituering og fordeling av arbeidsoppgaver skal kommuniseres til medlemmene.

Styrets medlemmer bør ha god kunnskap om de ulike Wikimedia-prosjektene og hvordan de brukes.

Styret skal informere åpent om sitt arbeid, med mindre tungtveiende og begrunnede hensyn taler mot det.

Styrets oppgaver

Styret har ansvar for å lede WMNO mellom årsmøtene, og skal holde seg orientert om daglig drift. Styret representerer organisasjonen overfor myndigheter, leverandører eller kunder, sponsorer, Wikimedia Foundation, medlemmer og det lokale Wikipedia-samfunnet. Styret skal kommunisere WMNOs mål og budskap til medlemmene og eksternt til organisasjonens målgrupper.

Styret har ansvar for at WMNOs styringsdokumenter er oppdaterte.

Årsmøtet

Styret har ansvar for å gjennomføre årsmøte i tråd med vedtektene. Innkalling og sakspapir blir publisert på organisasjonens wiki. Årsregnskap og årsbudsjett blir utarbeidet av daglig leder, diskutert, korrigert og behandlet av styret, lagt frem for årsmøtet av daglig leder og publisert på organisasjonens wiki etter endelig årsmøtevedtak.

Styret skal i forkant av årsmøte:

• Sette dato og sted for møtet
• Finne ordstyrer/e og referent
• Publisere årsmøteinnkalling minst to måneder i forkant av møtet
• Behandle og publisere innsendte saker i samråd med de ansatte senest én uke før møtet
• Gå gjennom og eventuelt publisere forslag til vedtektsendringer senest én uke før møtet
• Behandle og publisere årsregnskap senest én uke før møtet
• Publisere revisors beretning senest én uke før møtet
• Skrive årsmelding sammen med daglig leder og publisere senest én uke før møtet
• Publisere valgkomiteens forslag til kandidater til valget senest én uke før møtet
• Publisere styrets innstilling for kandidater til valgkomiteen

Det nyvalgte styret skal avholde et konstituerende styremøte så snart Årsmøtet er ferdig. Styret må informere om dette i innkallingen til årsmøtet, slik at eventuelle nye styremedlemmer også er orientert om møtetidspunktet.

Styremøter

Styret skal avholde minst tre styremøter i året. Styrets møter er åpne for styremedlemmer, styrets varamedlemmer, kontrollkomiteen, daglig leder og ansattes representant. Styrets sekretær sender ut møteinnkalling senest en måned før, og saksliste senest en uke før møtet. Daglig leder har ansvar for å publisere sakspapirer fem arbeidsdager før styremøtet.

Innkalling og referat, samt de fleste sakspapirer, skal publiseres åpent på organisasjonens wiki. Styrets arbeid og vedtak er offentlig. Tungtveiende hensyn, herunder hensyn til forretningshemmeligheter, personvern eller ansatte, gir styret anledning til å unnta informasjon fra offentligheten.

Saker som skal behandles på hvert styremøte:

• Regnskapsrapport
• Rapport fra ansatte
• Neste styremøte

Styrets medlemmer kan delta på styremøtene fysisk, via telefon eller digitalt via Skype/videokonferanse.

Styrets medlemmer skal til enhver tid dele med styret alle sakspapirer, dokumenter og oversikter som er av relevans for styrets arbeid. Avgåtte styremedlemmer skal uten unødig opphold stille slikt materiale til rådighet for det til enhver tid sittende styre.

Ansatte

Styret kan engasjere ansatte gjennom midlertidig eller fast stilling, eller delegere dette til daglig leder. Ved faste ansettelser lager daglig leder en innstilling for ansettelsen som legges frem for styret. Styret har personalansvar for daglig leder. Daglig leder har personalansvar for andre ansatte, med støtte i styret. Styreleder gjennomfører medarbeidersamtaler med daglig leder.

Styret har ansvar for at daglig leder inngår skriftlig arbeidsavtale med WMNO. Daglig leder har ansvar for at ansatte inngår skriftlig arbeidsavtale med WMNO. Avtalene skal inneholde bestemmelser om arbeidsoppgaver, lønn, arbeidstid, reisevirksomhet, plikter og rettigheter, samt bestemmelser om innkjøp av nødvendig utstyr til utførelse av den ansattes arbeidsoppgaver. Styrets medlemmer og ansatte skal informere styret om forhold som påvirker styremedlemmet eller den ansattes mulighet til å ivareta sine arbeidsoppgaver.

Se ellers stillingsbeskrivelse til daglig leder og andre ansatte.

Styrets ansvar

Styrets medlemmer er ansvarlige for organisasjonens drift og økonomiske stilling, slik dette ansvaret følger av lovgivningen. Styrets medlemmer skal minst hvert kvartal skaffe seg oversikt over organisasjonens økonomi gjennom kvartalsrapporter levert av daglig leder til styret og kontrollkomiteen. Styret står ikke ansvarlig for virksomheten i Wikimedia-prosjektene. Dette er Wikimedia Foundation sitt ansvar.

Styret har ansvar for at WMNO opptrer i tråd med etiske normer. Se Wikimedia Norges varslingsrutine for mer informasjon om hvordan styret skal opptre i møte med kritikkverdige forhold.

Styrets medlemmer skal fremme Wikimedia-prosjektene i Norge, og skal opptre med nødvendig lojalitet overfor disse. Styrets medlemmer kan ikke tilknytte seg eller utøve virksomhet for organisasjoner som åpenlyst motarbeider Wikimedia-prosjektene. Styrets medlemmer kan ikke være i lønnet arbeid for WMNO så lenge de har et tillitsverv i organisasjonen.

Styrets medlemmer skal ikke medvirke til at WMNO inngår økonomisk avtale med organisasjoner, selskaper eller foretak som styremedlemmet har interesser i, med mindre styret gjøres skriftlig kjent med interessene før en slik avtale inngås. Styrets medlemmer skal på eget initiativ kjenne seg inhabile ved behandling av saker som har personlige eller økonomiske implikasjoner for medlemmet, medlemmets arbeidsplass eller medlemmets nærstående familie eller bekjentskapskrets.