Styresamling og medlemsmøte fredag 23. - søndag 25. august
|
| Sted | Bergen og digitalt |
|---|---|
| Dato | 23.-25. august |
Forrige: Styremøte tirsdag 11. juni 2024
Se program for møter, aktiviteter og kurs fredag 23.–søndag 25. august.
Saksliste styremøte lørdag 24. august
1. Godkjenning av innkalling og referat fra forrige møte.
Forslag til vedtak: Innkalling og referat godkjennes.
2. Orienteringer fra ansatte
- Prosjekt i 2025: “Fiks det! Vedlikehold av Wikipedia”. Se budsjett for underprosjektet “Fiks det-konkurranse: Fra kildeløs til kildebelagt”.
- Personalendringer
- Medlems- og giversystem
- Hvordan feilet Movement Charter-prosess påvirker WMNO
Forslag til vedtak: Orienteringene tas til etterretning.
3. Budsjett for andre halvår 2025
Se daglig leders utkast til budsjett for juli 2024-desember 2025 fordelt per halvår og summert for kalenderåret 2025. Handlingsplanen må revideres, og endringsforslag legges frem på møtet.
Forslag til vedtak: Styret vedtar budsjettet for andre halvår 2025, med årsresultat på 55 000 kr. Budsjettet vil bli lagt frem for årsmøtet 2025 for eventuelle justeringer. Styret vedtar endringsforslagene til handlingsplanen for 2025.
4. Styringsdokumenter for Wikimedia Norge
Gjennomgang av instruks(er) for driftsansvar, økonomi og regnskap ved Marie, Stian og Elisabeth.
5. Komplettering av valgkomiteen
Se no.wikimedia.org/wiki/Valgkomiteen.
6. Tiltak for å sikre økonomisk buffer
Saksfremlegg ved daglig leder: Styret har tidligere satt som mål at WMNO skal ha en økonomisk buffer som tilsvarer et halvt års driftskostnader. Ved årsskiftet var egenkapitalen vår 1 516 966 kr. Hvordan sikrer vi at bufferen vokser i takt med prisstigning, lønnsvekst og WMNOs vekst? Se ett mulig tiltak: Fastrenteinnskudd.
Forslag til vedtak: Styret godkjenner at WMNO inngår avtaler om fastrenteinnskudd, som løper seks måneder av gangen, som ett av tiltakene for å sikre økonomisk buffer.
7. Eventuelt
Referat
Til stede: Marie, Fredrik, Sigrun, Åshild, Elisabeth (referent).
1. Godkjenning av innkalling og referat fra forrige møte.
Vedtak: Innkalling og referat godkjennes.
2. Orienteringer fra ansatte
- Bakgrunn for Fiks det!-konkurransen er at det finnes 31 105 artikler med malen «Kildeløs» på bokmåls-Wikipedia. Det svekker kvaliteten på leksikonet, men skaper også samhandlingsvansker blant bidragsyterne. Under opptakten til Wikipedias 25-årsjubileum i 2026 jobber vi med dette og andre tiltak for å redusere vedlikeholdsetterslep på språkversjonene vi støtter opp om. Administrasjonen tar initiativ til en jubileumskomité som kan planlegge feiring i 2026.
- Personalendringer: Stilling som digital markedsfører/infomedarbeider er ennå ikke utlyst, men for å bedre kapasiteten i administrasjonen er Anne Sandes stilling utvidet fra 50 til 100 prosent ut året. Vi har også kjøpt tjenester og hatt en ansettelse på timebasis i juni-september. Rutinene for fleksitid og avspasering er bedret nå som vi benytter Tripletex. Vi flytter en av kontorplassene våre til Fredrikstad for å kutte antall dager på hjemmekontor.
- Etter feilet Movement Charter-prosess har WMFs styre satt i gang arbeid med strategi for Wikimedia-organisasjoner og endringer ved hvordan tilskudd fordeles. Dette blir tema for Executive Directors Groups samling i Oslo 18.-19. november.
Vedtak: Orienteringene tas til etterretning.
- Medlems- og giversystem Dagens system Solidus mangler funksjonalitet vi trenger, og skaper merarbeid for administrasjonen. Systemene Styreweb, Zubarus, Profundo og Cornerstone har blitt vurdert, og systemene med best funksjonalitet for automatisert oppfølging av medlemmer og givere, har omtrent samme kostnadsnivå. Det er høye oppstartskostnader, men disse kan antagelig forhandles ned. Fredrik kan bistå med å vurdere systemhåndtering av personopplysninger.
Vedtak: Daglig leder har styrets fullmakt til å forhandle frem og inngå avtale med en systemleverandør innenfor rammene i årsbudsjettet.
3. Budsjett for andre halvår 2025
Vedtak: Styret vedtar budsjettet for andre halvår 2025, med årsresultat på 55 000 kr. Budsjettet vil bli lagt frem for årsmøtet 2025 for eventuelle justeringer. Handlingsplanen for 2025 vil i all hovedsak være en videreføring av dagens plan, men Fiks det!-prosjektet og forberedelser til Wikipedia-jubileet i 2026 innarbeides.
4. Styringsdokumenter for Wikimedia Norge
Vedtak: Styret vedtok endringsforslagene som gjelder regnskap og lønn (markert med gult i forslaget). Daglig leder gis fullmakt til å si opp avtalen med dagens regnskapsbyrå og inngå avtale med ny regnskapsfører. Styremedlem Fredrik Ljone og kontrollkomiteen holdes informert.
5. Komplettering av valgkomiteen
Saken ble utsatt.
6. Tiltak for å sikre økonomisk buffer
Vedtak: Styret gir daglig leder fullmakt til å inngå avtaler om fastrenteinnskudd for inntil 750 000 kr av egenkapitalen vår. Avtaler kan løpe seks måneder av gangen. Daglig leder gis nettbank-rettigheter til å foreta internoverføringer uten beløpsbegrensning.
7. Eventuelt
Det var ingen saker under Eventuelt.