Styrets oppgavefordeling i Wikimedia Norge
Dette er rutinen for oppgavefordeling i styret, som supplerer Styreinstruks for Wikimedia Norge. Styreleder er ansvarlig for at denne rutinen følges og holdes oppdatert.
1. Styremøter
- Påse at styremøter planlegges og innkalles til og fordeling av oppgaver om det er frafall
- Sende møteinnkalling minst 1 måned før møte
- Ferdigstille saksliste senest 1 uke før styremøte
- Møteleder på styremøtene
Ansvarlig: styreleder
- Sette opp forslag til dagsorden for styremøte og dele med styreleder
- Gjøre sakspapirer hen er ansvarlig for tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte
- Reservere møterom og ordne med andre praktiske ting før styremøtet
Ansvarlig: daglig leder
- Skrive møtereferat på wiki
- Legge ut notater fra styremøtet på Wikimedia Norges Google Disk
Ansvarlig: styremedlem som er utpekt som styrets sekretær
- Gjøre sakspapirer tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte, og presentere saken på styremøtet
Ansvarlig: Den som melder inn eller har ansvar for saken
Faste punker på hver styremøteagenda
- gjennomgang regnskapsrapport for siste kvartal
- rapportering mot handlingsplan og strategi fra de ansatte
- bekrefte dato for neste møte, sted, tidspunkt og om møtet er fysisk eller digitalt
- eventuelt
2. Årsmøte
- Lage årsmøteinnkalling på wiki
- Behandle innsendte saker: bekrefte mottatt, lage forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer i samråd med de ansatte
- Publisere forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer
Ansvarlig: styreleder
- Få styrets medlemmer til å signere årsregnskap med bankid
- Publisere årsregnskap senest én uke før årsmøte
- Publisere revisors beretning senest én uke før årsmøte
Ansvarlig: daglig leder
- Publisere innstilling til valgkomite
- Sørge for kandidater til møteleder og referent
- Oppdatere e-postlisten styre@wikimedia.no etter at nytt styre er valgt
- Oppdatere tilganger til bank i tråd med årsmøtets valg av styreleder, nestleder og fordeling av rollen som kasserer
Ansvarlig: styreleder
- Utkast årsberetning
Ansvarlig: styrets sekretær for styrets arbeid og daglig leder for ansattes arbeid
- Utkast handlingsplan for året
- Utkast budsjettforslag
Ansvarlig: daglig leder
- Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøtet
- Oppdatere Wikimedia Norge sin wiki og Metawiki-siden etter årsmøtet med info om styrets medlemmer
Ansvarlig: daglig leder
3. Styringsdokumenter som skal holdes oppdaterte
Disse styringsdokumentene skal gjennomgås én gang i året:
Ansvarlig: styreleder
- Strategi 2018–2022
- Kommunikasjonsplan, som inkluderer retningslinjer for kommunikasjonsarbeid
- Miljøretningslinjer for Wikimedia Norge
- Daglig leders stillingsinstruks
Ansvarlig: oppdateres etter årsmøte 26. mars 2022
- Retningslinjer for inkluderende møter
- Varslingsrutine
- Personvernerklæring for Wikimedia Norge og personvernerklæring for nettstedet wikimedia.no
- HMS-håndbok
- Økonomirutine for organisasjonen
Ansvarlig: daglig leder
- Denne rutinen for oppgavefordeling i styret
- Kontrollkomiteens retningslinjer, i samarbeid med kontrollkomiteen
- Retningslinjer for valgkomiteen, i samarbeid med valgkomiteen
Ansvarlig: styreleder
4. Økonomi
- Godkjenne bankoverføringer månedlig
Ansvarlig: styreleder
- Forhandle lønn med daglig leder
- Bli orientert av daglig leder om lønnsoppgjør for de ansatte
Ansvarlig: styreleder
- Gjennomgå transaksjoner i Visma eAccounting
Ansvarlig: kasserer