Styrets oppgavefordeling i Wikimedia Norge

    Fra Wikimedia Norge

    Dette er rutinen for oppgavefordeling i styret, som supplerer Styreinstruks for Wikimedia Norge. Styreleder er ansvarlig for at denne rutinen følges og holdes oppdatert.

    1. Styremøter

    • Påse at styremøter planlegges og innkalles til og fordeling av oppgaver om det er frafall
    • Sende møteinnkalling minst 1 måned før møte
    • Ferdigstille saksliste senest 1 uke før styremøte
    • Møteleder på styremøtene

    Ansvarlig: styreleder

    • Sette opp forslag til dagsorden for styremøte og dele med styreleder
    • Gjøre sakspapirer hen er ansvarlig for tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte
    • Reservere møterom og ordne med andre praktiske ting før styremøtet

    Ansvarlig: daglig leder

    • Skrive møtereferat på wiki
    • Legge ut notater fra styremøtet på Wikimedia Norges Google Disk

    Ansvarlig: styremedlem som er utpekt som styrets sekretær

    • Gjøre sakspapirer tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte, og presentere saken på styremøtet

    Ansvarlig: Den som melder inn eller har ansvar for saken


    Faste punker på hver styremøteagenda

    • gjennomgang regnskapsrapport for siste kvartal
    • rapportering mot handlingsplan og strategi fra de ansatte
    • bekrefte dato for neste møte, sted, tidspunkt og om møtet er fysisk eller digitalt
    • eventuelt

    2. Årsmøte

    • Lage årsmøteinnkalling på wiki
    • Behandle innsendte saker: bekrefte mottatt, lage forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer i samråd med de ansatte
    • Publisere forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer

    Ansvarlig: styreleder

    • Få styrets medlemmer til å signere årsregnskap med bankid
    • Publisere årsregnskap senest én uke før årsmøte
    • Publisere revisors beretning senest én uke før årsmøte

    Ansvarlig: daglig leder

    • Publisere innstilling til valgkomite
    • Sørge for kandidater til møteleder og referent
    • Oppdatere e-postlisten styre@wikimedia.no etter at nytt styre er valgt
    • Oppdatere tilganger til bank i tråd med årsmøtets valg av styreleder, nestleder og fordeling av rollen som kasserer

    Ansvarlig: styreleder

    • Utkast årsberetning

    Ansvarlig: styrets sekretær for styrets arbeid og daglig leder for ansattes arbeid

    • Utkast handlingsplan for året
    • Utkast budsjettforslag

    Ansvarlig: daglig leder

    • Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøtet
    • Oppdatere Wikimedia Norge sin wiki og Metawiki-siden etter årsmøtet med info om styrets medlemmer

    Ansvarlig: daglig leder

    3. Styringsdokumenter som skal holdes oppdaterte

    Disse styringsdokumentene skal gjennomgås én gang i året:

    Ansvarlig: styreleder

    Ansvarlig: oppdateres etter årsmøte 26. mars 2022

    Ansvarlig: daglig leder

    Ansvarlig: styreleder

    4. Økonomi

    • Godkjenne bankoverføringer månedlig

    Ansvarlig: styreleder

    • Forhandle lønn med daglig leder
    • Bli orientert av daglig leder om lønnsoppgjør for de ansatte

    Ansvarlig: styreleder

    • Gjennomgå transaksjoner i Visma eAccounting

    Ansvarlig: kasserer