Styrets oppgavefordeling i Wikimedia Norge
Dette er rutinen for oppgavefordeling i styret, som supplerer Styreinstruks for Wikimedia Norge. Styreleder er ansvarlig for at denne rutinen følges og holdes oppdatert.
1. Styremøter
Styreleder har det overordnede ansvaret for at styremøter planlegges og innkalles til og fordeling av oppgaver om det er frafall. Styreleder er møteleder. Oppgavefordeling:
| Frist | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| To uker før styremøtet | Styret minnes på å melde inn saker til sakslisten. | Daglig leder |
| Åtte dager før styremøtet | Saksliste settes opp. | Styreleder og daglig leder |
| Saksvedlegg lastes opp på wikien eller Google Drive. | Den som har ansvar for saken | |
| En uke før styremøtet | Saksliste og vedlegg er tilgjengelig for styret. | Daglig leder |
| Møtet avholdes | ||
| En uke etter møtet | Referat er sendt ut og lagret på wikien. | Daglig leder |
Faste punker på hver styremøteagenda
- gjennomgang regnskapsrapport for siste kvartal
- rapportering mot handlingsplan og strategi fra de ansatte
- bekrefte dato for neste møte, sted, tidspunkt og om møtet er fysisk eller digitalt
- eventuelt
2. Årsmøte
- Lage årsmøteinnkalling på wiki
- Behandle innsendte saker: bekrefte mottatt, lage forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer i samråd med de ansatte
- Publisere forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer
Ansvarlig: styreleder
- Få styrets medlemmer til å signere årsregnskap med bankid
- Publisere årsregnskap senest én uke før årsmøte
- Publisere revisors beretning senest én uke før årsmøte
Ansvarlig: daglig leder
- Publisere innstilling til valgkomite
- Sørge for kandidater til møteleder og referent
- Oppdatere e-postlisten styre@wikimedia.no etter at nytt styre er valgt
- Oppdatere tilganger til bank i tråd med årsmøtets valg av styreleder, nestleder og fordeling av rollen som kasserer
Ansvarlig: styreleder
- Utkast årsberetning
Ansvarlig: styrets sekretær for styrets arbeid og daglig leder for ansattes arbeid
- Utkast handlingsplan for året
- Utkast budsjettforslag
Ansvarlig: daglig leder
- Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøtet
- Oppdatere Wikimedia Norge sin wiki og Metawiki-siden etter årsmøtet med info om styrets medlemmer
Ansvarlig: daglig leder
3. Styringsdokumenter som skal holdes oppdaterte
Disse styringsdokumentene skal gjennomgås én gang i året:
Ansvarlig: styreleder
- Strategi 2018–2022
- Kommunikasjonsplan, som inkluderer retningslinjer for kommunikasjonsarbeid
- Miljøretningslinjer for Wikimedia Norge
- Daglig leders stillingsinstruks
Ansvarlig: oppdateres etter årsmøte 26. mars 2022
- Retningslinjer for inkluderende møter
- Varslingsrutine
- Personvernerklæring for Wikimedia Norge og personvernerklæring for nettstedet wikimedia.no
- HMS-håndbok
- Økonomirutine for organisasjonen
Ansvarlig: daglig leder
- Denne rutinen for oppgavefordeling i styret
- Kontrollkomiteens retningslinjer, i samarbeid med kontrollkomiteen
- Retningslinjer for valgkomiteen, i samarbeid med valgkomiteen
Ansvarlig: styreleder
4. Økonomi
- Godkjenne bankoverføringer månedlig
Ansvarlig: styreleder
- Forhandle lønn med daglig leder
- Bli orientert av daglig leder om lønnsoppgjør for de ansatte
Ansvarlig: styreleder
- Gjennomgå transaksjoner i Visma eAccounting
Ansvarlig: kasserer