Styrets oppgavefordeling i Wikimedia Norge

Fra Wikimedia Norge

Dette er rutinen for oppgavefordeling i styret, som supplerer Styreinstruks for Wikimedia Norge. Styreleder er ansvarlig for at denne rutinen følges og holdes oppdatert.

1. Styremøter

Styreleder har det overordnede ansvaret for at styremøter planlegges og innkalles til og fordeling av oppgaver om det er frafall. Styreleder er møteleder. Oppgavefordeling:

Frist Ansvarlig
To uker før styremøtet Styret minnes på å melde inn saker til sakslisten. Daglig leder
Åtte dager før styremøtet Saksliste settes opp. Styreleder og daglig leder
Saksvedlegg lastes opp på wikien eller Google Drive. Den som har ansvar for saken
En uke før styremøtet Saksliste og vedlegg er tilgjengelig for styret. Daglig leder
Møtet avholdes
En uke etter møtet Referat er sendt ut og lagret på wikien. Daglig leder


Faste punker på hver styremøteagenda

  • gjennomgang regnskapsrapport for siste kvartal
  • rapportering mot handlingsplan og strategi fra de ansatte
  • bekrefte dato for neste møte, sted, tidspunkt og om møtet er fysisk eller digitalt
  • eventuelt

2. Årsmøte

  • Lage årsmøteinnkalling på wiki
  • Behandle innsendte saker: bekrefte mottatt, lage forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer i samråd med de ansatte
  • Publisere forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer

Ansvarlig: styreleder

  • Få styrets medlemmer til å signere årsregnskap med bankid
  • Publisere årsregnskap senest én uke før årsmøte
  • Publisere revisors beretning senest én uke før årsmøte

Ansvarlig: daglig leder

  • Publisere innstilling til valgkomite
  • Sørge for kandidater til møteleder og referent
  • Oppdatere e-postlisten styre@wikimedia.no etter at nytt styre er valgt
  • Oppdatere tilganger til bank i tråd med årsmøtets valg av styreleder, nestleder og fordeling av rollen som kasserer

Ansvarlig: styreleder

  • Utkast årsberetning

Ansvarlig: styrets sekretær for styrets arbeid og daglig leder for ansattes arbeid

  • Utkast handlingsplan for året
  • Utkast budsjettforslag

Ansvarlig: daglig leder

  • Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøtet
  • Oppdatere Wikimedia Norge sin wiki og Metawiki-siden etter årsmøtet med info om styrets medlemmer

Ansvarlig: daglig leder

3. Styringsdokumenter som skal holdes oppdaterte

Disse styringsdokumentene skal gjennomgås én gang i året:

Ansvarlig: styreleder

Ansvarlig: oppdateres etter årsmøte 26. mars 2022

Ansvarlig: daglig leder

Ansvarlig: styreleder

4. Økonomi

  • Godkjenne bankoverføringer månedlig

Ansvarlig: styreleder

  • Forhandle lønn med daglig leder
  • Bli orientert av daglig leder om lønnsoppgjør for de ansatte

Ansvarlig: styreleder

  • Gjennomgå transaksjoner i Visma eAccounting

Ansvarlig: kasserer