Styremøte 2017 - 15. september

    Fra Wikimedia Norge
    Wikimedia Norge-logo svart horisontal nb.svg
    Sted Tøyen Startup Village
    Dato 15. september 2017 klokken 18:00–21.00
    Forrige: 7. juni kl 17:00 (Sentralen, Oslo)
    Neste: 28. november kl 17:00 (Frivillighetshuset, Oslo)

    Deltakere

    Bekreftede deltakere

    Fraværende deltakere

    Ikke bekreftede deltakere

    Agenda

    1. Godkjenning av innkalling og referat
    2. Wikimania 2017
    • Presentasjon fra de som var på Wikimania.
    3. Strategi
    • Oppfølging fra møtet i juni. Guro orienterer.
    • Strategisamling 16.9-17.9
    4. Interessekonflikter
    • Styret ønsker en felles diskusjon på møtet om interessekonflikter. Hva sier styrets instruks? Hva er mulige interessekonflikter? Hvordan ville styret løst mulige konflikter?
    5. Endring stillingsbeskrivelse for daglig leder
    • Se egen e-post. Guro informerer.
    6. Økonomi
    • Regnskap for avvikende regnskapsår juli 2016-juni 2017 er postet her.
    • Kvartalsrapporten for april - mai - juni er postet her.
    • Astrid presenterer.
    7. Informasjon fra de ansatte
    • Orientering fra de ansatte er postet her.
    • Som avtalt under punkt 7 i forrige styremøte: Gjennomgang av halvårsplan. En detaljert oversikt sendes ut per epost i forkant av møte.
    • Astrid orienterer.
    8. Innmelding i Studieforbund
    • Astrid informerer
    9. WLE 2017
    • Hogne Informerer
    10. Stortingsvalget 2017
    • Hogne informerer
    11. Regionalt Nordisk møte høsten 2018 i Stockholm
    • Hogne Informerer
    12. EU policy

    Astrid orienterer om hvordan det går med dette initiativet / EU policy.

    13. Eventuelt
    14. Neste møte

    Referat

    Deltakere

    Fraværende

    Referat

    1. Godkjenning av innkalling og referat

    Innkalling og referat er godkjent.

    2. Wikimania 2017

    Hogne og Jorid presenterte hovedpunkter og erfaringer fra Wikimania. Hogne skriver en bloggpost med oppsummering fra Wikimania.

    3. Strategi
    • Oppfølging fra møtet i juni. Guro orienterer.
    • Strategisamling 16.9-17.9

    Det var et formøte før styremøtet hvor strategien ble diskuert. Dette blir innspill til strategisamlingen i helgen. Vi diskuterer strategien videre ved neste møte.

    4. Interessekonflikter
    • Styret ønsker en felles diskusjon på møtet om interessekonflikter. Hva sier styrets instruks? Hva er mulige interessekonflikter? Hvordan ville styret løst mulige konflikter?

    Astrid redegjorde for ønske fra WMF om at vi skal ha en policy for håndtering av interessekonflikter. De ansatte har diskutert temaet rundt interessekonflikter. Styret diskuterte dette i møtet. Interessekonflikter er i utgangspunktet dekket i styreinnstruksen i punktet under habilitet. For de ansatte er det stillingsinntruksen som omtaler habilitet. Som prinsipp skal styret og ansatte selv opplyse om potensielle habilitetskonklikter før saker behandles. Styret ser over styreinnstruks og stillingsinstruks før neste møte slik at dette er tilstrekkelig beskrevet.

    5. Endring stillingsbeskrivelse for daglig leder
    • Se egen e-post. Guro informerer.

    Vi diskuterte bakgrunnen for behovet for retningslinjer for dialogen mellom styret og daglig leder. Vi konkluderte med at det ikke er behov nå beskrive dette i stillingsinnstruksen. Stillingsinnstruksen oppdateres til å inkludere håndtering av interessekonflikter og habilitet. Den nye versjonen sendes ut til styret med mål om at den godkjennes av styret innen 22. september 2017. Se punkt 11 i referatet.

    6. Økonomi
    • Regnskap for avvikende regnskapsår juli 2016-juni 2017 er postet her.
    • Kvartalsrapporten for april - mai - juni er postet her.
    • Astrid presenterer.

    Styret tar rapporten til etteretning.

    7. Informasjon fra de ansatte
    • Orientering fra de ansatte er postet her.
    • Som avtalt under punkt 7 i forrige styremøte: Gjennomgang av halvårsplan. En detaljert oversikt sendes ut per epost i forkant av møte.
    • Astrid orienterer.

    Styret tar orienteringen til etteretning og ønsker at det blir laget en rollup (eller annet materiale) som kan brukes under arrangementetene våre til å rekrutere nye medlemmer.

    8. Innmelding i Studieforbund
    • Astrid informerer

    Dette punktet flyttes til neste styremøte.

    9. WLE 2017
    • Hogne Informerer

    Hogne orienterte om WLE 2017.

    10. Stortingsvalget 2017
    • Hogne informerer

    Styret diskuterte hvordan undersøkelsen av de politiske partiene skal brukes videre.

    11. Regionalt Nordisk møte høsten 2018 i Stockholm
    • Hogne Informerer

    Hogne orienterte om ønsket for å arrangere et "Nordisk møte" for organisasjonene og frivillige. Hogne starter dialogen med Wikimedia Sverige rundt et mulig arrangement.

    12. EU policy

    Astrid orienterer om hvordan det går med dette initiativet / EU policy.

    Budsjett for 2018: Vi bidrar med 30 000, - / 3240 Euro. De fleste andre chaptere med betydelig mer enn oss. Inntekter (støtte) 2016 var på 94 126 Euro.

    Dette var hovedpunktene det ble jobbet med i 2017:

    1. EU Copyright Reform

    2. Database Directive

    3. Council ReUse Decision for Documents and Data

    Dette arbeidet fortsetter inn i 2018:

    • A copyright reform that safeguards the public domain, introduces Freedom of Panorama to new countries and maintains the liability protections for UGC projects
    • A reform proposal to remove the sui generis database right.
    • A Council decision opening up documents for reuse on our projects.
    13. Eventuelt

    På grunn av tidsmangel møttes styret igjen søndag 17/9 klokken 09:45. Tema på møtet søndag var stillingsinnstruks, dokumentarkiv og neste møte. Deltakere var Hogne, Trond, Tore og Andrea.

    Styret behandlet stillingsinnstruksen for daglig leder, den seksjonen som handler om ansvar og habilitet. Styret godkjenner stillingsinnstruksen. Styret sender stillngsinnstruksen til kontrollkommiteen for orientering.

    Administrative dokumenter legges i et område på (for eksempel Google Drive, men dette må sjekkes nærmere). Vedtatte dokumenter i PDF-format og legges på no.wikimedia.org med mindre dokumentet inneholder sensitiv informasjon.

    14. Neste møte

    Stillingsbeskrivelsen blir behandlet av styret på strategisamlingen lørdag 16. september. Neste styremøte blir 29. november 2017 klokken 18:00 på Frivillighetshuset i Oslo.