Styremøte 2016 - 26. november

Sted	Nobels Fredssenter, møterommet i kafé Alfred
Dato	26. november kl 14:30-18:00

Forrige: 7. april kl 20:30 (Frivillghetshuset/Skype)

Forrige: 25. mai kl 15:30 (Frivillghetshuset)

Forrige: 22. september kl 14:30 (Frivillghetshuset)

Agenda

1. Godkjenning av innkalling og referat

2. Regnskap og budsjett

Astrid publiserer kvartalsrapport her i forkant av møtet.

Styret behandler henvendelser fra Kontrollkomiteen.

3. Innspill fra Wikimedia Norge til Wikimedia Foundation sin neste strategi

Hogne gjennomgår.

4. Styreinstruks

Guro presenterer nytt forslag, kan leses her

5. WMNO sitt bidrag til finansiering av The EU public policy initiative / Free Knowledge Advocacy Group EU

Til orientering. Bloggpost er publisert på Wikimedia Norge sin blogg.

6. Orientering fra ansatte

Publiseres her.

7. Strategi og tiltak. Gjennomgang av aktiviteter (juli-nov) opp mot strategi, se sak 6 fra forrige styremøte.

Astrid gjennomgår.

8. Vedtekter på nynorsk og engelsk

Hogne presenterer. Oppdaterte vedtekter på nynorsk kan leses her og på engelsk her.

9. Wiki Loves Earth

Hogne informerer.

10. Møte mellom Wikimedia Chapters Chairs November 2016

Hogne informerer.

11. Wikidager i Trondheim 2017, herunder årsmøte, se sak 8 fra forrige styremøte

Astrid legger frem et forslag.

12. Innkjøp av drone

https://no.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Torget/Arkiv/2016/oktober#DJI_Mavic_kameradrone

Astrid legger frem et forslag.

13. Forslag om å utarbeide en kommunikasjonsplan

Astrid legger frem Andrea sitt forslag.

14. Eventuelt

Årets Wikipedianer

Verving av flere medlemmer.

Wikimedia Conferense 2017 – Hvem drar? Her er reglene for hvor mange vi kan sende.

Wikimania 2017 – Hvem drar?

15. Dato for neste styremøte

Etter det ordinære styremøte, avholdes et julebord for styret og de ansatte.

Tilstede

Medlemmer	Tilstede	Fraværende
Hogne Neteland (Styreleder)	X
Guro Faller (Nestleder)	X
Harald Groven	X
Andrea Hegdahl Tiltnes		X
Trond Trosterud (Kasserer)	X
Tore Sætre (Sekretær)	X
Daglig leder (Astrid Carlsen)	X
Kontrollkomiteen	X
Observatør fra de ansatte (Jon Harald Søby)	X

Referat

1. Godkjenning av innkalling og referat

Innkallingen og referatet fra forrige møte ble godkjent godkjent

2. Regnskap og budsjett

Kvartalsrapporten ble gjennomgått med følgende kommentarer og innspill:

Lønn for 2016 er overbudsjettert, i hovedsak på grunn av at ansettelsen av Jon Harald ble gjort senere enn 1. juli (fra 22. august).
Fire prosjekter er budsjettført i kvartalet hvor aktiviteten foregår, men noen utgifter forfaller senere og blir regnskapsført i det påfølgende kvartalet.
Styret ønsker at bilagene føres på datoen som aktiviteten foregår (ikke forfallsdato).
Styret ønsker at daglig leder undersøker om kontoplanen kan justeres og tilpasses foreningens behov.

3. Innspill fra Wikimedia Norge til Wikimedia Foundation sin neste strategi

Hogne fortalte om prosessen rundt Foundation sitt strategiarbeid.

4. Styreinstruks

Guro presenterte forslag til ny styreinnstruks. Forslaget legges på Wikimedia Norge sin Wiki, bearbeides av styret og behandles og vedtas i neste styremøte.

5. WMNO sitt bidrag til finansiering av The EU public policy initiative / Free Knowledge Advocacy Group EU

Astrid orienterte. Bloggpost er publisert på Wikimedia Norge sin blogg.

6. Orientering fra ansatte

Styret tok orienteringen til etteretning.

7. Strategi og tiltak. Gjennomgang av aktiviteter (juli-nov) opp mot strategi, se sak 6 fra forrige styremøte.

Astrid orienterte om hva som er gjort i 2016, opp mot strategi. Styret tok orienteringen til etterretningen. Styret ønsker at gjennomgangen gjentas på hvert tredje styremøte.

8. Vedtekter på nynorsk og engelsk

Hogne orienterte om at vedtektene til Wikimedia Norge er oversatt til nynorsk og engelsk. Styret tok dette til etterretning. Til neste styremøte lager Hogne et forslag om eventuelt å ikke oversette vedtektene til nordsamisk.

9. Wiki Loves Earth

Styret ønsker at de ansatte i Wikimedia Norge skal undersøke om det er interesse blant bidragsyterne for å delta i Wiki Loves Earth.

10. Møte mellom Wikimedia Chapters Chairs November 2016

Hogne orienterte.

11. Wikidager i Trondheim 2017, herunder årsmøte, se sak 8 fra forrige styremøte

Astrid orienterte. Wikidager i Trondheim: WMNO er i Trondheim fra 23.-25. mars. Årsmøtet vil avholdes sentralt i Trondheim lørdag 25. mars. Torsdag 23. mars skal WMNO være på NTNU. Vi vil ha et sosialt arrangement fredag kveld for wikipedianere. Før årsmøtet lørdag 25. er alle invitert på omvisning på Norsk Rettsmuseum. Årsmøtet vil ble streamet, og om det er interesse, kan det sees på skjerm i Frivillighetshuset i Oslo.

Vi vi ha innspill om hva vi best kan bruke fredag kveld til! Medlemmer som ønsker å være med på Wikidagene fredag og lørdag kan søke om å få dekket reiseutgifter (transport og overnatting). Vi ønsker at flest mulig medlemmer deltar og oppfordrer flest mulige til å søke om å få dekket reiseutgiftene.

12. Innkjøp av drone: https://no.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Torget#DJI_Mavic_kameradrone

Bidragsyter har fremmet forslag om innkjøp av drone.

Vedtak: Styret ønsker at det gjennomføres et prosjekt hvor noen utvalgte bidragsytere låner dronen. Formålet er å fotografere og filme video fra et avtalt objekt eller tema.

Om det er midler igjen etter neste stipendrunde brukes disse til innkjøp av en drone som kan brukes av bidragsytere. En kontrakt for bruk av dronen lages av de ansatte, hvor leiere må beskrive hva det skal tas bilder av, bekrefte opplasting til Wikimedia Commons og forplikte seg til å følge gjeldene lovverk for bruk av droner. Frivillig bidragsyter er villig til å bidra med organisering av utleie og evt spørsmål knyttet til bruken av dronen.

Erfaringene fra prosjektet skal oppsummeres med en engelskspråklig blogpost.

13. Forslag om å utarbeide en kommunikasjonsplan

Andrea foreslår at strategien vår suppleres med en kommunikasjonsplan.

Vedtak: Andrea og Astrid jobber frem et utkast, som sendes ut for innspill i løpet av januar 2017 til styret. Etter innspill legges et nytt forslag frem på styremøte i februar.

14. Eventuelt

Styret diskuterte Årets Wikipedianer. Hogne sender ut forslag på mail til de andre i styret.
Verving av flere medlemmer ble diskuert i møtet.
Wikimedia Conferense 2017 – Hvem drar? Her er reglene for hvor mange vi kan sende. Styret må bestemme hvem som skal dra til Berlin (opptil tre deltakere).

Wikimania 2017 – Hvem drar?

Astrid har en forhåndsskrevet anbefaling for organisasjoner som ønsker å skrive om egne tema på Wikipedia. Denne legges ut på Wikimedia Norge sin wiki for redigering og diskusjon.

15. Dato for neste styremøte

Slutten av februar, Astrid sjekker når det passer.