Styremøte 2015 - 24. august

Sted	Frivillighetshuset / Skype
Dato	24. august 2015 kl 18:30 - 20:00

Forrige: 8. januar 2015 (Skype)

Forrige: 23. mars kl. 20 (Skype)

Forrige: 17. april kl. 15 (forrige styre) Frivillighetshuset

Forrige: 29. april kl. 20 (Skype)

Forrige: 21. mai kl. 18:30 (Skype)

Forrige: 16. juni kl. 18:00 (Frivillighetshuset)

Neste: 21. september kl. 18:00 (Frivillghetshuset/Skype)

Dagsorden

1. Godkjenning av innkalling og referat: Valg av referent

2. Økonomi: Hogne rapporterer fra regnskapet.; Oppstart med Oslo regnskapsbyrå.; Guro informerer Astrid legger fram forslag til budsjett som debatteres og vedtas; Valg av Kasserer.; Søknader/Finanisering:; - WMF; - Altibox; - http://www.naeringogsamfunn.no; Kontrakten til Åsa / Forsikringer

3. Informasjon fra Foundation: Hogne informerer.; Årsrapport til Foundation 28. september: Astrid og Hogne presenterer. Her er skjema for årsrapporten. Dette er Wikipedia Sveriges rapport fra mars 2015.; årsrapport - statistikk; Møte med Garfield Byrd fra Wikimedia Foundation 14.-15. september. Her er oversikt over dagsorden for møtet.

4. Saker fra medlemmene: prosjekt om statistikk fra bidragsyter Jeblad.; WLM 2015; Artistportretter fra Oslo-festivaler (Tore)

5. Informasjon fra de ansatte: Jorid informerer

Oppstart av The Wikipedia Library
Fritt ord /Finansmarkedsfondet. prosjektrapportering
Hjemmeside
nytt utstyr
Annet

6. Medlemsregisteret: Hogne Informerer

7. Strategi: Opprette komite for strategi; SWOT-analyse; Spørreundersøkelse

8. Eventuelt: Kontrollkomiteen; Melde oss inn i Frivillighetsregisteret (mail fra regnskapsfører Hege Engen) for å kunne få momsreduksjon.

9. Neste møte og møteplan: Forslag fra daglig leder over høstens møter:

21. september kl 1830-2000
26. oktober kl 1830-2000
23. november kl 1830-2000

Tilstede

Medlemmer	Tilstede	Fraværende
Hogne Neteland (Styreleder)	X
Guro Faller (Nestleder)	X
Harald Groven	X
Knut Hjelleset	X
Trond Trosterud	X
Tove Eivindsen	X
Tore Sætre (Vara)	X
Daglig leder ( Astrid Carlsen)	X
Kontrollkomiteen		X
Ansattrepresentant ( Jorid Martinsen)		X

Referat

1. Godkjenning av og innkalling: Innkalling ble godkjent.; Valg av referent: (samskriving)

2. Økonomi: Hogne rapporterer fra regnskapet.; OK likviditet. Penger fra WMF innkommet.; Oppstart med Oslo Regnskapsbyrå.; Best mulig regnskap til 14. september.; Mye jobb - en del å rydde opp i. Utgiftene til regnskap kan øke.; Paperless er regnskapssystemet, det er også et dokumenthåndteringssytem. Økonomiske dokumeter bør ligge her i tillegg til i Dropbox.; NOBOARDS er gratis og backuprutiner ivaretas av Foundation. Men er tungvint å benytte. Vurderes avviklet.; Budsjett:; Føringen for dette budsjettet:

Budsjettet er satt opp etter en gjennomgang av alle banktransaksjoner i 2015 så langt
Budsjettet er satt opp og gjennomgått av regnskapsfører Hege Engen slik at vi følger norsk regnskapslovgivning
Postene er prioritert etter instrukser fra WMF og FDC om hvilke grep vi må ta for at de skal utbetale resten av støtten vi er innvilget i januar 2016
Prosjektmidlene fra Fritt Ord og Finansmarkedsfondet er holdt utenfor dette driftsbudsjettet. De føres som egne separate budsjett og regnskap.
Annen støtte er så usikker at den ikke skal føres som inntekt i budsjettet.

Forandringer i budsjettering fra tidligere år:

Økte kostander:

Wikimedia Foundation og FDC forlanger at vi vi bruker penger på ekstern regnskapsføring. Det er en ny høy kostnad for oss. Satt av 115 000.
Reisebudsjettet er økt: Både styrerep, ansatte og frivillige bør delta på Wikimedia Conference i Berlin og Wikimania. Men også reisebudsjett for å bruke på frivillig innsats
Ny post: Stipendpost på 80 000. Vi foreslår at vi oppretter en stipendordning for frivillige og frivillige og institusjoner i samarbeid.

Lavere kostnader:

Lønnskostnader er lavere. 40 %-stilling er kuttet. Åsa lønnes utelukkende av andre prosjektmidler.
Arrangementposten er kuttet og Wikipedia-akademiet. Akademiet kan og bør organiseres uten at vi bruker 50 000-75 000.

Ingen usikre inntekter er lagt inn Utgifret er økt på regnskap og reiseutgifter Tove foreslo å sette av penger til avvikling på en egen konto slik at dette ikke er med i kontantstrømmen

Styret vedtok budsjettet enstemmig

Valg av Kasserer.

Det kreves i vedtektene og Wikimedia Foundation, ved Garfield, har forventning om det. I praksis så klarer vi oss uten kasserer så lenge vi har daglig leder. Per nå har Hogne, Astrid og Guro tilgang til å registrere og å godkjenne andres registreringer i banken.

Trond Trosterud ble enstemmig valgt.

Søknader / Finanisering: - WMF; - Altibox - Møte er avtalt, Astrid har foreslått et rammeverk for langsiktig arbeid.

Altibox har vært i møte med WMF i San Fransisco.

http://www.naeringogsamfunn.no Jorid informeres om dette

Kulturdepartementet (språktiltak) Bedre sjanse i år? Harald og Trond ser på dette. Frist 1.9.2015

Contracts til Åsa / Forsikringer: Astrid orienterte. Alt er i orden.

3. Informasjon fra Foundation: Hogne informerer.; Årsrapport til Foundation 28. september: Astrid og Hogne presenterer. Her skjema for årsrapporten. Astrid og Hogne ser på dette. Astrid har dialog med WMF og andre for utformingen av rapporten. Astrid sender ut en disposisjon til styret via Google docs.; Årsrapport - statistikk Hogne fikser

Møte med Garfield Byrd fra Wikimedia Foundation 14th-15th of September. Dagsorden er avtalt med WMF.

4. Saker fra medlemmene: prosjekt om statistikk fra bidragsyter Jeblad. Tas på neste møte.; WLM 2015. Harald mener WLM-konseptet er utmerket, men oppbrukt på grunn av manglende fornyelse etter å ha vært kjørt på samme måte i flere år. Opplasting av bilder bør forbedres. Det bør undersøkes om noen andre lands wikimiljø har laget mer brukervennlige løsninger for opplasting og hvordan knytte kulturminneID til bilde. En mulighet for fornyelse er å utvide hva det kan tas bilder av innen konkurransen til også å omfatte 2. verdenskrigs kulturminner i Norge (RA kjører prosjekter for dette for tiden). Kan antall kulturminner økes (Riksantikvaren) Tidligere års konkurranse har vektlagt premie til vakreste bilder, men har ikke gitt egne priser til fotografer som bidrar med bilder av mange kulturminner. Premie til de som bidrar med mange illustrasjonsbilder. Astrid tar kontakt med Riksantikvaren.

Det må legges ut sak på Tinget/Samfunnshuset for å finne personer som vil hjelpe til med å arrangere konkurransen.

Artist Port Saver fra Oslo Festivaler (Goals)

5. Informasjon fra de ansatte

Oppstart av The Wikipedia Library
Fritt ord / Finansmarkedsfondet. prosjektrapportering
Hjemmeside. Spesifikasjon er sendt til Tore
Nytt utstyr er kjøpt inn med støtte.
Astrid skal møte student fra Karlstad Universitet om mulig praksisplass.

6. Medlemsregisteret: Wikmedia Sverige bruker Civicrm.org; Hogne tar kontakt med WMSE for å ta i bruk samme system.

7. Strategi: Opprette komite for strategiarbeid- Tove, Hogne, Harald; SWOT analysis; Hognes forslag legges på Tinget og Samfunnshuset

8. Eventuelt: Valg- og kontrollkomiteen. Trygve Nodeland har sagt seg villig til å bli med i valg- og kontrollkomiteen. Styret bifaller dette. Valg- og kontrollkomiteen velger selv nytt medlem.; Melde oss inn i Frivillighetsregisteret (mail fra regnskapsfører Hege Engen) for å kunne få [1]; Styret vedtok enstemmig å melde seg inn i Frivillighetsregisteret.

9. Neste møte og møteplan: Forslag fra daglig leder over HØSTENS møter:

21. september 21 kl 1830-2000
26. oktober kl 1830-2000
23 november kl 1830-2000

Astrid oppretter en Doodle med disse datoene.