Styremøte 2015 - 24. august

    Fra Wikimedia Norge
    Wikimedia Norge-logo svart horisontal nb.svg
    Sted Frivillighetshuset / Skype
    Dato 24. august 2015 kl 18:30 - 20:00
    Forrige: 8. januar 2015 (Skype)
    Forrige: 23. mars kl. 20 (Skype)
    Forrige: 17. april kl. 15 (forrige styre) Frivillighetshuset
    Forrige: 29. april kl. 20 (Skype)
    Forrige: 21. mai kl. 18:30 (Skype)
    Forrige: 16. juni kl. 18:00 (Frivillighetshuset)
    Neste: 21. september kl. 18:00 (Frivillghetshuset/Skype)

    Dagsorden

    1. Godkjenning av innkalling og referat
    Valg av referent
    2. Økonomi
    Hogne rapporterer fra regnskapet.
    Oppstart med Oslo regnskapsbyrå.
    Guro informerer Astrid legger fram forslag til budsjett som debatteres og vedtas
    Valg av Kasserer.
    Søknader/Finanisering:
    - WMF
    - Altibox
    - http://www.naeringogsamfunn.no
    Kontrakten til Åsa / Forsikringer
    3. Informasjon fra Foundation
    Hogne informerer.
    Årsrapport til Foundation 28. september: Astrid og Hogne presenterer. Her er skjema for årsrapporten. Dette er Wikipedia Sveriges rapport fra mars 2015.
    årsrapport - statistikk
    Møte med Garfield Byrd fra Wikimedia Foundation 14.-15. september. Her er oversikt over dagsorden for møtet.
    4. Saker fra medlemmene
    prosjekt om statistikk fra bidragsyter Jeblad.
    WLM 2015
    Artistportretter fra Oslo-festivaler (Tore)
    5. Informasjon fra de ansatte
    Jorid informerer
    • Oppstart av The Wikipedia Library
    • Fritt ord /Finansmarkedsfondet. prosjektrapportering
    • Hjemmeside
    • nytt utstyr
    • Annet
    6. Medlemsregisteret
    Hogne Informerer
    7. Strategi
    Opprette komite for strategi
    SWOT-analyse
    Spørreundersøkelse
    8. Eventuelt
    Kontrollkomiteen
    Melde oss inn i Frivillighetsregisteret (mail fra regnskapsfører Hege Engen) for å kunne få momsreduksjon.
    9. Neste møte og møteplan
    Forslag fra daglig leder over høstens møter:
    • 21. september kl 1830-2000
    • 26. oktober kl 1830-2000
    • 23. november kl 1830-2000

    Tilstede

    Medlemmer Tilstede Fraværende
    Hogne Neteland (Styreleder) X
    Guro Faller (Nestleder) X
    Harald Groven X
    Knut Hjelleset X
    Trond Trosterud X
    Tove Eivindsen X
    Tore Sætre (Vara) X
    Daglig leder ( Astrid Carlsen) X
    Kontrollkomiteen X
    Ansattrepresentant ( Jorid Martinsen) X

    Referat

    1. Godkjenning av og innkalling
    Innkalling ble godkjent.
    Valg av referent: (samskriving)
    2. Økonomi
    Hogne rapporterer fra regnskapet.
    OK likviditet. Penger fra WMF innkommet.
    Oppstart med Oslo Regnskapsbyrå.
    Best mulig regnskap til 14. september.
    Mye jobb - en del å rydde opp i. Utgiftene til regnskap kan øke.
    Paperless er regnskapssystemet, det er også et dokumenthåndteringssytem. Økonomiske dokumeter bør ligge her i tillegg til i Dropbox.
    NOBOARDS er gratis og backuprutiner ivaretas av Foundation. Men er tungvint å benytte. Vurderes avviklet.
    Budsjett:
    Føringen for dette budsjettet:
    • Budsjettet er satt opp etter en gjennomgang av alle banktransaksjoner i 2015 så langt
    • Budsjettet er satt opp og gjennomgått av regnskapsfører Hege Engen slik at vi følger norsk regnskapslovgivning
    • Postene er prioritert etter instrukser fra WMF og FDC om hvilke grep vi må ta for at de skal utbetale resten av støtten vi er innvilget i januar 2016
    • Prosjektmidlene fra Fritt Ord og Finansmarkedsfondet er holdt utenfor dette driftsbudsjettet. De føres som egne separate budsjett og regnskap.
    • Annen støtte er så usikker at den ikke skal føres som inntekt i budsjettet.
    Forandringer i budsjettering fra tidligere år:
    Økte kostander:
    • Wikimedia Foundation og FDC forlanger at vi vi bruker penger på ekstern regnskapsføring. Det er en ny høy kostnad for oss. Satt av 115 000.
    • Reisebudsjettet er økt: Både styrerep, ansatte og frivillige bør delta på Wikimedia Conference i Berlin og Wikimania. Men også reisebudsjett for å bruke på frivillig innsats
    • Ny post: Stipendpost på 80 000. Vi foreslår at vi oppretter en stipendordning for frivillige og frivillige og institusjoner i samarbeid.
    Lavere kostnader:
    • Lønnskostnader er lavere. 40 %-stilling er kuttet. Åsa lønnes utelukkende av andre prosjektmidler.
    • Arrangementposten er kuttet og Wikipedia-akademiet. Akademiet kan og bør organiseres uten at vi bruker 50 000-75 000.

    Ingen usikre inntekter er lagt inn Utgifret er økt på regnskap og reiseutgifter Tove foreslo å sette av penger til avvikling på en egen konto slik at dette ikke er med i kontantstrømmen

    Styret vedtok budsjettet enstemmig

    Valg av Kasserer.

    Det kreves i vedtektene og Wikimedia Foundation, ved Garfield, har forventning om det. I praksis så klarer vi oss uten kasserer så lenge vi har daglig leder. Per nå har Hogne, Astrid og Guro tilgang til å registrere og å godkjenne andres registreringer i banken.

    Trond Trosterud ble enstemmig valgt.

    Søknader / Finanisering
    - WMF
    - Altibox - Møte er avtalt, Astrid har foreslått et rammeverk for langsiktig arbeid.

    Altibox har vært i møte med WMF i San Fransisco.

    http://www.naeringogsamfunn.no Jorid informeres om dette
    Kulturdepartementet (språktiltak) Bedre sjanse i år? Harald og Trond ser på dette. Frist 1.9.2015
    Contracts til Åsa / Forsikringer
    Astrid orienterte. Alt er i orden.


    3. Informasjon fra Foundation
    Hogne informerer.
    Årsrapport til Foundation 28. september: Astrid og Hogne presenterer. Her skjema for årsrapporten. Astrid og Hogne ser på dette. Astrid har dialog med WMF og andre for utformingen av rapporten. Astrid sender ut en disposisjon til styret via Google docs.
    Årsrapport - statistikk Hogne fikser

    Møte med Garfield Byrd fra Wikimedia Foundation 14th-15th of September. Dagsorden er avtalt med WMF.

    4. Saker fra medlemmene
    prosjekt om statistikk fra bidragsyter Jeblad. Tas på neste møte.
    WLM 2015. Harald mener WLM-konseptet er utmerket, men oppbrukt på grunn av manglende fornyelse etter å ha vært kjørt på samme måte i flere år. Opplasting av bilder bør forbedres. Det bør undersøkes om noen andre lands wikimiljø har laget mer brukervennlige løsninger for opplasting og hvordan knytte kulturminneID til bilde. En mulighet for fornyelse er å utvide hva det kan tas bilder av innen konkurransen til også å omfatte 2. verdenskrigs kulturminner i Norge (RA kjører prosjekter for dette for tiden). Kan antall kulturminner økes (Riksantikvaren) Tidligere års konkurranse har vektlagt premie til vakreste bilder, men har ikke gitt egne priser til fotografer som bidrar med bilder av mange kulturminner. Premie til de som bidrar med mange illustrasjonsbilder. Astrid tar kontakt med Riksantikvaren.

    Det må legges ut sak på Tinget/Samfunnshuset for å finne personer som vil hjelpe til med å arrangere konkurransen.

    Artist Port Saver fra Oslo Festivaler (Goals)
    5. Informasjon fra de ansatte
    • Oppstart av The Wikipedia Library
    • Fritt ord / Finansmarkedsfondet. prosjektrapportering
    • Hjemmeside. Spesifikasjon er sendt til Tore
    • Nytt utstyr er kjøpt inn med støtte.
    • Astrid skal møte student fra Karlstad Universitet om mulig praksisplass.


    6. Medlemsregisteret
    Wikmedia Sverige bruker Civicrm.org
    Hogne tar kontakt med WMSE for å ta i bruk samme system.
    7. Strategi
    Opprette komite for strategiarbeid- Tove, Hogne, Harald
    SWOT analysis
    Hognes forslag legges på Tinget og Samfunnshuset
    8. Eventuelt
    Valg- og kontrollkomiteen. Trygve Nodeland har sagt seg villig til å bli med i valg- og kontrollkomiteen. Styret bifaller dette. Valg- og kontrollkomiteen velger selv nytt medlem.
    Melde oss inn i Frivillighetsregisteret (mail fra regnskapsfører Hege Engen) for å kunne få [1]
    Styret vedtok enstemmig å melde seg inn i Frivillighetsregisteret.


    9. Neste møte og møteplan
    Forslag fra daglig leder over HØSTENS møter:
    • 21. september 21 kl 1830-2000
    • 26. oktober kl 1830-2000
    • 23 november kl 1830-2000

    Astrid oppretter en Doodle med disse datoene.