Styremøte 2013 - 3. juli

Sted	Skype
Dato	3. juli 2013 kl 19:00

Forrige: 9. januar (Oslo)

Forrige: 7. februar (Skype)

Forrige: 7. mars (Oslo)

Årsmøte: 7. april (Oslo)

Forrige: 7. april 2013 (Oslo)

Forrige: 17. april 2013 (Skype)

Forrige: 28. mai 2013 (Skype)

Neste: 11. september 2013 (Skype)

Dagsorden

Følgende dagsorden ble utsendt fra styreleder 1. juli 2013:

0) Innkalling og referat fra forrige møte

1) Økonomi og rengskap

Erlend forbereder iht siste regnskapsrapport, og redegjør for WMF-bevilgningen

2) Registrering og disposisjonsrett

Jon Harald og Jarle forbereder status ift Brønnøysund og disposisjonrett

3) Årsmøtet 2013

Gjenværende oppgaver; e-poster, protokoll

4) Ansettelse(r)

Jarle tar ansvar for å forberede saken ift forslag til rammer, antall, lønnsnivå, framgangsmåte, rekrutteringsutvalg, osv.

5) Kontorlokaler

Hogne og Knut redegjør for alternativene som er undersøkt ift lokaler

6) Medlemstilbud

Diskusjon og arbeidsfordeling for videre medlemsutsending, treff, aktiviteter, osv

7) Status GLAM-sektoren

Knut og Erlend redegjør om status

8) Wiki Loves Monuments

Diskusjon og arbeidsfordeling årets konkurranse. Lars Jynge Alvik (Profoss) har sagt han kan lede mye av arbeidet fra sin WiR-stilling, og har allerede starta noe av arbeidet med klargjøring av sider o.l.

9) Kurs

Kurs har hittil blitt satt opp relativt ad hoc når det har vært behov/forespørsel. Kan det være en idé å formalisere det litt slik at vi har en klar prosess når vi får forespørsler om det?

10) Interne retningslinjer

Wikimedia Sverige har en del interne retningslinjer for f.eks. reisekostnader, innkjøp, HR og lignende. Mye av dette kan vi oversette og tilrettelegge for bruk i WMNO også uten for mye endringer. Diskusjon.

11) Eventuelt

12) Neste møte

Tilstede

Medlemmer	På møte	Via Skype	Forhindret
Jon Harald Søby		x
Jarle Vines		x
Erlend Bjørtvedt		x
Hogne Neteland		x
Knut Hjelleset		(X)
Dan Michael O Heggø		x
Claes Tande
Trond Trosterud
Anne C Martens
Harald Groven
NN
Kontrollkomiteen

Referat

Innkalling og referat fra forrige møte

Litt for mange saker, bør utsette noen til neste gang

Økonomi og regnskap

Situasjonen ikke endra siden forrige regnskap, med unntak av reiseregninger for besøket til Wikimedia Sverige
Resterende sametingspenger er betalt tilbake
WMF-penger kommer, puttes på bankkonten som tidligere holdt bevilgning fra sametinget
Jarle og Erlend fikser bankkontodokumentasjon til WMF
Erlend setter opp revidert budsjett mtp. at vi ikke fikk hele bevilgninga fra WMF

Registrering og disposisjonsrett

Jon Harald og Jarle forbereder status ift Brønnøysund og disposisjonrett

Utsette til slutten av måneden/begynnelsen av august
Etter at Brønnøysundregistrering er fiksa, endres disposjonsrett av konto til Jarle, Jon Harald og Erlend

Årsmøtet 2013

Gjenværende oppgaver; e-poster, protokoll

Protokollen må skrives ut for å signeres fysisk. Jon-Harald sørger for det. Signert protokoll sendes til Jarle som laster den opp på Brønnøysundsreg. Jarle tar seg av registrering.
Hans-Petter kan fikse e-post (Jon Harald spør om admintilgang på Google Apps)

Ansettelse(r)

Ansettelsesutvalg
- Forbereder ansettelsesprosessen, foreslår til styret ang. framgangsmåte i løpet av juli. Mål å ansette noen innen 15. september
- Medlemmer: Jarle, Anne, Hogne og Erlend fra styret. Får i oppdrag å rekruttere eksterne fra kontrollkomiteen eller Wikipedia-miljøet for øvrig.
- Jarle lager forslag til rammer, antall, lønnsnivå og framgangsmåte.
- Må lage stillingsbeskrivelser, «mal» for intervjusituasjonen.
Én person i 100 % stilling eller to i 50 %-stillinger?
- Lyse ut stillingen ved å skrive «heltidsstilling/deltidsstillinger» i annonse, se det an mtp. søkerne
Annonsere i Universitas, Wikipedia (sitenotice), Nav, GLAM-blader, Global.no

Kontorlokaler

Hogne redegjorde for alternativene som er undersøkt ift lokaler

Hogne og Knut har vært i møte med Frivillighetshuset, som er det beste alternativet mtp. miljøet og priser
- Frivillighetshuset vil ha en intensjonsavtale med oss om leie
- Knut og Hogne får i stand en intensjonsavtale med Ida fra Frivillighetshuset om leie av 30 kvm f.o.m. 1. september
- Fasttelefon
Kontormøbler
- Styremedlemmer spør rundt etter billige møbler som vi kan ha på kontoret
- Søke om møbler og datamaskiner fra NUUG Foundation

Medlemstilbud

Diskusjon og arbeidsfordeling for videre medlemsutsending, treff, aktiviteter, osv

Erlend og Jon Harald sender ut nyhetsbrev i juli om hva som skjer i organisasjonen, inkl. stillings- og WiR-utlysninger
Organisere wikitreff i sommer i Oslo (Erlend), Trondheim (Jon Harald), Stavanger (Jarle)
Knut setter i gang møte e.l. mellom WiR-ene i Norge (evt Norden) hvor de kan samles og utveksle ideer og erfaringer. Miljøet bør også synliggjøres overfor det internasjonale Wikimedia-samfunnet.
Knut og Erlend tar kontakt med SNL med henblikk på å arrangere debatt om leksikonpolitikk i valgkampen.

Status GLAM-sektoren

Knut og Erlend redegjør om status

Erlend og Knut møter Tom Klev fra Kulturrådet i neste uke (8-12. juli).
Aktuelle samarbeidsområder er Wikipedia Academy, viderekommende kurs, samarbeidsflater mellom WIR'ene, og Wiki Loves Monuments.
Innspill til samarbeidsideer sendes til Erlend eller Knut.

Wiki Loves Monuments

Diskusjon og arbeidsfordeling årets konkurranse.
Lars Jynge Alvik (Profoss) har sagt han kan lede mye av arbeidet fra sin WiR-stilling, og har allerede starta noe av arbeidet med klargjøring av sider o.l.
Oppfordrer ham til å trekke inn flere i arbeidet.
Det bør også drives aktiv markedsføring, og gis lokale tilbud om "konkurranser i konkurransen". Vi spør andre i styret om å påta seg et slikt markedsføringsarbeid.
Jon Harald tar kontakt med fotofagskolen i Trondheim og Høyskolen i Volda, med tilbud om konkurranse i konkurransen.

Kurs

Kurs har hittil blitt satt opp relativt ad hoc når det har vært behov/forespørsel. Kan det være en idé å formalisere det litt slik at vi har en klar prosess når vi får forespørsler om det?

Jon Harald forbereder forslag til en side om kurs på WMNO-sidene

Interne retningslinjer

Wikimedia Sverige har en del interne retningslinjer for f.eks. reisekostnader, innkjøp, HR og lignende. Mye av dette kan vi oversette og tilrettelegge for bruk i WMNO også uten for mye endringer. Diskusjon.

Ansettelsesutvalget tar seg av dette.

Eventuelt

Hogne sjekker kostnader med driften av statistikk (1000 mest leste), med tanke på om vi kan drifte dette

Neste møte

24. juli kl. 17:00

Styremøtet ble avsluttet kl 21:02

Wikimedia Norge

c/o Sentralen

Postboks 183 Sentrum

0102 Oslo