Styremøte 2013 - 3. juli

    Fra Wikimedia Norge
    Wikimedia Norge-logo svart horisontal nb.svg
    Sted Skype
    Dato 3. juli 2013 kl 19:00


    Forrige: 9. januar (Oslo)
    Forrige: 7. februar (Skype)
    Forrige: 7. mars (Oslo)
    Årsmøte: 7. april (Oslo)
    Forrige: 7. april 2013 (Oslo)
    Forrige: 17. april 2013 (Skype)
    Forrige: 28. mai 2013 (Skype)
    Neste: 11. september 2013 (Skype)


    Dagsorden

    Følgende dagsorden ble utsendt fra styreleder 1. juli 2013:


    0) Innkalling og referat fra forrige møte


    1) Økonomi og rengskap

    • Erlend forbereder iht siste regnskapsrapport, og redegjør for WMF-bevilgningen


    2) Registrering og disposisjonsrett

    • Jon Harald og Jarle forbereder status ift Brønnøysund og disposisjonrett


    3) Årsmøtet 2013

    • Gjenværende oppgaver; e-poster, protokoll


    4) Ansettelse(r)

    • Jarle tar ansvar for å forberede saken ift forslag til rammer, antall, lønnsnivå, framgangsmåte, rekrutteringsutvalg, osv.


    5) Kontorlokaler

    • Hogne og Knut redegjør for alternativene som er undersøkt ift lokaler


    6) Medlemstilbud

    • Diskusjon og arbeidsfordeling for videre medlemsutsending, treff, aktiviteter, osv


    7) Status GLAM-sektoren

    • Knut og Erlend redegjør om status


    8) Wiki Loves Monuments

    • Diskusjon og arbeidsfordeling årets konkurranse. Lars Jynge Alvik (Profoss) har sagt han kan lede mye av arbeidet fra sin WiR-stilling, og har allerede starta noe av arbeidet med klargjøring av sider o.l.


    9) Kurs

    • Kurs har hittil blitt satt opp relativt ad hoc når det har vært behov/forespørsel. Kan det være en idé å formalisere det litt slik at vi har en klar prosess når vi får forespørsler om det?


    10) Interne retningslinjer

    • Wikimedia Sverige har en del interne retningslinjer for f.eks. reisekostnader, innkjøp, HR og lignende. Mye av dette kan vi oversette og tilrettelegge for bruk i WMNO også uten for mye endringer. Diskusjon.


    11) Eventuelt


    12) Neste møte


    Tilstede

    Medlemmer På møte Via Skype Forhindret
    Jon Harald Søby x
    Jarle Vines x
    Erlend Bjørtvedt x
    Hogne Neteland x
    Knut Hjelleset (X)
    Dan Michael O Heggø x
    Claes Tande
    Trond Trosterud
    Anne C Martens
    Harald Groven
    NN
    Kontrollkomiteen

    Referat

    Innkalling og referat fra forrige møte

    • Litt for mange saker, bør utsette noen til neste gang

    Økonomi og regnskap

    • Situasjonen ikke endra siden forrige regnskap, med unntak av reiseregninger for besøket til Wikimedia Sverige
    • Resterende sametingspenger er betalt tilbake
    • WMF-penger kommer, puttes på bankkonten som tidligere holdt bevilgning fra sametinget
    • Jarle og Erlend fikser bankkontodokumentasjon til WMF
    • Erlend setter opp revidert budsjett mtp. at vi ikke fikk hele bevilgninga fra WMF

    Registrering og disposisjonsrett

    Jon Harald og Jarle forbereder status ift Brønnøysund og disposisjonrett

    • Utsette til slutten av måneden/begynnelsen av august
    • Etter at Brønnøysundregistrering er fiksa, endres disposjonsrett av konto til Jarle, Jon Harald og Erlend

    Årsmøtet 2013

    Gjenværende oppgaver; e-poster, protokoll

    • Protokollen må skrives ut for å signeres fysisk. Jon-Harald sørger for det. Signert protokoll sendes til Jarle som laster den opp på Brønnøysundsreg. Jarle tar seg av registrering.
    • Hans-Petter kan fikse e-post (Jon Harald spør om admintilgang på Google Apps)

    Ansettelse(r)

    • Ansettelsesutvalg
      • Forbereder ansettelsesprosessen, foreslår til styret ang. framgangsmåte i løpet av juli. Mål å ansette noen innen 15. september
      • Medlemmer: Jarle, Anne, Hogne og Erlend fra styret. Får i oppdrag å rekruttere eksterne fra kontrollkomiteen eller Wikipedia-miljøet for øvrig.
      • Jarle lager forslag til rammer, antall, lønnsnivå og framgangsmåte.
      • Må lage stillingsbeskrivelser, «mal» for intervjusituasjonen.
    • Én person i 100 % stilling eller to i 50 %-stillinger?
      • Lyse ut stillingen ved å skrive «heltidsstilling/deltidsstillinger» i annonse, se det an mtp. søkerne
    • Annonsere i Universitas, Wikipedia (sitenotice), Nav, GLAM-blader, Global.no

    Kontorlokaler

    Hogne redegjorde for alternativene som er undersøkt ift lokaler

    • Hogne og Knut har vært i møte med Frivillighetshuset, som er det beste alternativet mtp. miljøet og priser
      • Frivillighetshuset vil ha en intensjonsavtale med oss om leie
      • Knut og Hogne får i stand en intensjonsavtale med Ida fra Frivillighetshuset om leie av 30 kvm f.o.m. 1. september
      • Fasttelefon
    • Kontormøbler
      • Styremedlemmer spør rundt etter billige møbler som vi kan ha på kontoret
      • Søke om møbler og datamaskiner fra NUUG Foundation

    Medlemstilbud

    Diskusjon og arbeidsfordeling for videre medlemsutsending, treff, aktiviteter, osv

    • Erlend og Jon Harald sender ut nyhetsbrev i juli om hva som skjer i organisasjonen, inkl. stillings- og WiR-utlysninger
    • Organisere wikitreff i sommer i Oslo (Erlend), Trondheim (Jon Harald), Stavanger (Jarle)
    • Knut setter i gang møte e.l. mellom WiR-ene i Norge (evt Norden) hvor de kan samles og utveksle ideer og erfaringer. Miljøet bør også synliggjøres overfor det internasjonale Wikimedia-samfunnet.
    • Knut og Erlend tar kontakt med SNL med henblikk på å arrangere debatt om leksikonpolitikk i valgkampen.

    Status GLAM-sektoren

    Knut og Erlend redegjør om status

    • Erlend og Knut møter Tom Klev fra Kulturrådet i neste uke (8-12. juli).
    • Aktuelle samarbeidsområder er Wikipedia Academy, viderekommende kurs, samarbeidsflater mellom WIR'ene, og Wiki Loves Monuments.
    • Innspill til samarbeidsideer sendes til Erlend eller Knut.

    Wiki Loves Monuments

    • Diskusjon og arbeidsfordeling årets konkurranse.
    • Lars Jynge Alvik (Profoss) har sagt han kan lede mye av arbeidet fra sin WiR-stilling, og har allerede starta noe av arbeidet med klargjøring av sider o.l.
    • Oppfordrer ham til å trekke inn flere i arbeidet.
    • Det bør også drives aktiv markedsføring, og gis lokale tilbud om "konkurranser i konkurransen". Vi spør andre i styret om å påta seg et slikt markedsføringsarbeid.
    • Jon Harald tar kontakt med fotofagskolen i Trondheim og Høyskolen i Volda, med tilbud om konkurranse i konkurransen.

    Kurs

    Kurs har hittil blitt satt opp relativt ad hoc når det har vært behov/forespørsel. Kan det være en idé å formalisere det litt slik at vi har en klar prosess når vi får forespørsler om det?

    • Jon Harald forbereder forslag til en side om kurs på WMNO-sidene

    Interne retningslinjer

    Wikimedia Sverige har en del interne retningslinjer for f.eks. reisekostnader, innkjøp, HR og lignende. Mye av dette kan vi oversette og tilrettelegge for bruk i WMNO også uten for mye endringer. Diskusjon.

    • Ansettelsesutvalget tar seg av dette.

    Eventuelt

    • Hogne sjekker kostnader med driften av statistikk (1000 mest leste), med tanke på om vi kan drifte dette

    Neste møte

    • 24. juli kl. 17:00


    Styremøtet ble avsluttet kl 21:02


    Wikimedia Norge-logo svart horisontal nb.svg

    Wikimedia Norge
    c/o Sentralen
    Postboks 183 Sentrum
    0102 Oslo