Styremøte 2015 - 18. februar

Sted	Skype
Dato	18. februar 2015 kl 18:00 - 20:25:

Forrige: 11. juni 2014 (Skype)

Forrige: 2. juli 2014 (Skype)

Forrige: 13. august 2014

Forrige: 9. september 2014 (Skype)

Forrige: 9. oktober 2014 (Skype)

Forrige: 9. november 2014 (Skype)

Forrige: 3. desember 2014 (Skype)

Forrige: 8. januar 2015 (Skype)

Neste: 23. mars kl. 20 (Skype)

Dagsorden

1. Godkjenning av innkalling og referat: Valg av referent

2. Årsmøte 2015: Årsmøte holdes 17. april kl 18:00 på Frivillighetshuset, innkallingen er påbegynt på https://no.wikimedia.org/wiki/%C3%85rsm%C3%B8te_2015. Oppgaver må fordeles.

3. Økonomi: Erlend orienterer. Dersom Erlend ikke kan møte, må oppdatert regnskap for 2014 være sendt til styret i forkant av møtet

4. Ansettelse av IT-kyndig ressurs i sekretariatet: Hogne orienterer om prosessen.

5. Wikipedia Academy 2015: Trond orienterer.

6. Prosjektet Fritt Ord: Jorid orienterer.

7. Avtale med eksternt regnskapsbyrå: Erlend orienterer. Dersom Erlend ikke kan møte, må grunnlaget for valg av regnskapsbyrå være styret i hende slik at beslutning kan tas senest på styremøtet i mars.

8. Orientering fra de ansatte: Jorid orienterer

9. Forslag fra de ansatte til fordeling av oppgaver mellom ansatte og styret i Wikimedia Norge: Jorid presenterer revidert forslag. Behandle dette; Behandle innkommet forslag fra Astrid (2. februar) om personalansvarlig; Behandle innkommet forslag frå Hogne (6. februar) om å opprette en stilling som daglig leder

10. Saker på diksusjonssiden etter forrige styremøte: -Skattefradrag for bidrag til WMNO; -Forslag til tekst på www.WikiPedia.no

11. Eventuelt

12. Neste møte og møteplan

Tilstede

Medlemmer	Tilstede	Fraværende
Jarle Vines		X
Erlend Bjørtvedt		X
Hogne Neteland	X
Astrid Carlsen	X
Trond Trosterud	X (delvis)
Knut Hjelleset	X
Ole Anders Flatmo	X
Harald Groven (Vara)		X
Kontrollkomiteen (ved Kjetil Ree)		X
Ansattrepresentant	X

Referat

Referent: Hogne

1. Godkjenning av innkalling og referat: Styremøtet 13. februar ble diskutert. De ansatte (ett styremedlem og ansattrepresentanten) ble ikke innkalt. De burde blitt informert og fått sakslisten selv om møtet omhandlet organisasjonens arbeidsgiveransvar.; Ansattrepresentan mener at saksgangen har vært uheldig.

2. Årsmøte 2015: Årsmøte holdes 17. april kl 18:00 på Frivillighetshuset, innkallingen er påbegynt på https://no.wikimedia.org/wiki/%C3%85rsm%C3%B8te_2015. Oppgaver ble fordelt på styremøtet

Erlend sender regnskap til revisor
Ole skriver utkast til årsmelding.
Hogne ser over vedtektene på styrets ansvar og legger inn at innkallinger og sakskart må gå til alle styremedlemmer, også de som ikke har møterett.
Hogne orienterer kontroll- og valgkomiteen.
Astrid har reservert lokalet.

3. Økonomi: Erlend kunne ikke kan møte. Oppdatert regnskap for 2014 er sendt til styret i forkant av møtet.; Den trange økonomiske situasjonen ble diskutert. Enkelte økonomiske prioriteringer i inneværende år fremstår i dag som uheldige, men dette er det lite å få gjort med nå.

Som en føring fremover vedtok Styret enstemming følgende: "I framtiden må organisasjons arrangement stå i forhold til organisasjonens økonomi."

4. Ansettelse av IT-kyndig ressurs i sekretariatet: Prosessen er stoppet på grunn av økonomi.

5. Wikipedia Academy 2015: Astrid orienterte. Vi har fått inn mange interessante svar på call for paper. De er nå til vurdering. I tillegg er noen andre personer invitert til å holde plenumsforedrag og workshops.Akademiet avholdes 23.4-24.4 i Tromsø på UiT. Invitasjon og påmelding sendes ut i løpet av de neste ukene.

6. Prosjektet Fritt Ord: Jorid orienterte. Se blogg: http://blogg.wikimedia.no/2015/02/04/wikipedia-kurs-for-kvinnelige-studenter/ Prosjektet er i ferd med å knytte til seg en prosjektmedarbeider. Prosjektet regnskapsføres separat.

7. Avtale med eksternt regnskapsbyrå: Organisasjonen har ikke økonomi til å gjøre avtale med regnskapsbyrå nå. Kravene fra både WMF og revisor innebærer at vi bør ha regnskapsprogramvare. Styret vedtok at regnskapsprprogramvare fra fiken.no skal tast i bruk så fort det er mulig for kasserer.

8. Orientering fra de ansatte: Jorid orienterte. Tor-Arne lager instruksjonsvideo. Jorid – fritt ord prosjektet. Astrid er med i diverse prosjekt.

9. Forslag fra de ansatte til fordeling av oppgaver mellom ansatte og styret i Wikimedia Norge

Del 1 og del 2 ble behandlet på møtet 13. februar. Se dette referatet. (Det publiseres minus pkt 2?)

Ang del 3.

Etter en åpen samtale i Styret ble det klart at det innsendte forslaget fra Hogne sammenfatter dagens situasjon rimelig bra, og at forslaget også anslår en hensiktsmessig rettning videre.

Dette er det innsendte forslaget fra Hogne:

"Astrid blir utnemnd til Dagleg leiar i Wikimedia Noreg. Dette grunngjev eg med at Astrid allereie i dag framstår som leiar i organisasjonen sidan ho er den einaste som er i organisasjonen på full tid og fordi ho har kommunikasjon med dei viktigaste samarbeidspartnarane, inkludert Foundation og viktige chapters i Europa. Ho meiner sjølv at 40% av tida vert nytta på organisering, 60 % på prosjekta.

Vi har ikkje mange tilsette enno og treng ikkje ein dagleg leiar av den grunn, men ein dagleg leiar kan bidra til at vi verkar profesjonelle utad og slik kan vi få tilgang til informasjon og større rom for å planlegge våre prosjekt. Vi kan vere med i internasjonale chapter-samarbeid og ha ein god og ryddig kommunikasjon med WMF.

Men det viktigaste er at det er fordi eg no trur at det er Astrid som er best i stand og som har kapasitet til å bringe organisasjonen vidare, slik at vi kan bidra til å få Wikipedia til å vekse seg sterkare og tryggare."

Styret vedtok enstemming å bifalle Hognes tekst.

Styret vedtok enstemming ny tittel for Astid Carlsen: Daglig leder.

Endringer eller oppdateringer i arbeidsoppgaver håndteres av kommende styre.

10. Saker på diksusjonssiden etter forrige styremøte

-Skattefradrag for bidrag til WMNO (Saken utsettes til neste møte!)

-Forslag til tekst på www.WikiPedia.no

Hogne kontakter de som har tilgang for å fjerne reklamen.

11. Eventuelt: Wikimedia Norge har fått invitasjon om «prekconference» 13. mai før Wikimedia Conference 2015 som er 14.-17. mai i Berlin. Det kan være nyttig for organisasjonen å delta på dette møtet. Søknadsfrist for støtte til reisekostnader gikk ut 6. februar. Astrid hører med Katy i WMF om vi fortsatt kan være aktuelle for dette, i og med at saken først kunne diskuteres på styremøte 18. februar.

12. Neste møte og møteplan: Jorid og Astrid meddelte at de ikke kunne møte 24.mars. En doodle vil bli opprettet.